خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا)؛ شاید برای شما هم پیش آمده باشد: زمانی که ممیزی ISO 9001 نزدیک می‌شود، ناگهان این سؤال ذهن‌تان را درگیر می‌کند«آیا واقعاً آماده‌ایم؟» پشت این سؤال ساده، دنیایی از دغدغه‌ها پنهان است؛ از مستندات ناقص گرفته تا فرآیندهایی که شاید هیچ‌وقت بررسی‌شان نکرده‌ایم. در یکی از پروژه‌هایی که برای یک شرکت قطعه‌سازی انجام دادم، دقیقاً با چنین سناریویی روبه‌رو شدیم. اما اتفاقی که ما را نجات داد، نه نرم‌افزارهای پیچیده بود و نه مشاوران خارجی گران‌قیمت؛ تنها یک چک‌لیست دقیق ممیزی ISO 9001 بود. با کمک همین چک‌لیست توانستیم ظرف کمتر از یک ماه، بیش از ۷۵٪ مغایرت‌ها را شناسایی و اصلاح کنیم. این تجربه به من نشان داد که آمادگی برای ممیزی، قبل از هر چیز به نظم، تمرکز و ابزار درست نیاز دارد و هیچ ابزاری ساده‌تر و مؤثرتر از یک چک‌لیست جامع نیست.در ادامه می‌توانید نمونه‌ای از گواهینامه استاندارد ایزو ۹۰۰۱ را مشاهده کنید که توسط یک سایت ایزو صادر شده است:
نمونه گواهینامه ایزو ۹۰۰۱
انواع ممیزی ISO 9001
ممیزی ISO یک ارزیابی رسمی است که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) انجام می‌شود تا مشخص شود آیا یک شرکت معیارهای تعیین‌شده را، معمولاً در زمینه تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت، رعایت می‌کند یا خیر. دریافت گواهینامه ISO به شرکت‌ها اعتبار می‌بخشد و از مصرف‌کنندگان محافظت می‌کند؛ زیرا اطمینان حاصل می‌شود که استانداردهای بین‌المللی ایمنی، قابلیت اطمینان و کیفیت رعایت شده‌اند.
ممیزی ISO 9001 به دو روش انجام می‌شود:
| ویژگی |
ممیزی داخلی |
ممیزی خارجی |
| انجام‌دهنده |
توسط یکی از اعضای سازمان انجام می‌شود |
توسط ممیز خارجی (مستقل از سازمان) انجام می‌شود |
| هدف |
مقایسه سیستم مدیریت کیفیت (QMS) با استانداردهای صنعتی و شناسایی عدم انطباق‌ها |
بررسی انطباق مستندات سازمان با الزامات استاندارد ISO 9001 |
| زمان |
به‌طور معمول قبل از ممیزی نهایی انجام می‌شود |
پیش از دریافت گواهینامه ISO انجام می‌شود |
| نتایج |
شناسایی عدم انطباق‌ها، ارزیابی پیشرفت، یافتن زمینه‌های بهبود |
صدور گواهینامه یا پیشنهاد اقدامات اصلاحی |
| تکرار |
در هر زمان به منظور آمادگی برای ممیزی نهایی می‌توان انجام داد |
هر سه سال یک‌بار برای تمدید گواهینامه انجام می‌شود |
| اهمیت |
اطمینان از آمادگی سازمان برای ممیزی نهایی |
ارزیابی انطباق با استانداردهای ISO و تصمیم‌گیری در مورد صدور گواهینامه |
الزامات استاندارد ISO 9001 چیست؟
برای پیاده‌سازی موفق استاندارد ISO 9001 در یک سازمان، رعایت الزامات کلیدی زیر ضروری است:
درک زمینه سازمان
شناسایی عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر توانایی سازمان برای دستیابی به نتایج مورد انتظار.
تعهد مدیریت ارشد به کیفیت
مدیریت باید با پذیرش مسئولیت اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) و یکپارچه‌سازی الزامات آن در فرآیندهای سازمان، رهبری را نشان دهد.
تمرکز بر مشتری
سازمان باید نیازهای مشتریان را درک کرده و به‌طور مستمر درک خود از ادراک مشتریان نسبت به کیفیت محصولات و خدمات را ارزیابی کند.
تأمین منابع کافی
شناسایی و تأمین منابع لازم (افراد، زیرساخت‌ها، محیط، ابزارهای اندازه‌گیری و پایش، دانش سازمانی) برای پیاده‌سازی و نگهداری QMS.
صلاحیت کارکنان
اطمینان از اینکه کارکنان بر اساس آموزش، مهارت و تجربه دارای صلاحیت لازم هستند.
برنامه‌ریزی کیفیت
برنامه‌ریزی و کنترل فرآیندهایی که برای برآورده کردن الزامات محصول و خدمت لازم هستند.
طراحی محصولات و خدمات
شامل برنامه‌ریزی و کنترل سیستماتیک فرآیند طراحی برای جلوگیری از خطا و اطمینان از هم‌راستایی خروجی نهایی با هدف مورد نظر.
فرآیند رسیدگی به شکایات مشتریان
سازمان باید سیستم مناسبی برای دریافت، مستندسازی و ریشه‌یابی شکایات مشتریان و رفع آن‌ها داشته باشد.
اقدامات اصلاحی
شناسایی عدم انطباق‌ها، اقدام برای حذف علل آن‌ها و جلوگیری از تکرارشان.
پیشبرد بهبود مستمر بهبود مستمر تناسب، کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت.
الزامات استاندار ایزو ۹۰۰۱
در ادامه، نقل قولی از سایت معتبر advisera آورده شده است که مزایای کلیدی پیاده‌سازی استاندارد ISO 9001 در بهبود سیستم مدیریت کیفیت را بیان می‌کند.
به عنوان مثال، بند ایزو ۹۰۰۱ می‌گوید که در بازبینی مدیریت باید اطلاعاتی از نتایج ممیزی‌ها، بازخورد مشتریان، عملکرد فرآیندها، وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، پیگیری اقدامات قبلی و پیشنهادات بهبود گنجانده شود.
مقایسه ISO 9001:2008 و ISO
۹۰۰۱:۲۰۱۵ استاندارد ISO 9001:2015 با هدف تمرکز بیشتر بر روش مدیریت PDCA (برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی، اقدام) طراحی شده است و نسخه به‌روزرسانی‌شده این استاندارد نیز بر همین اساس ساختار یافته است. برای شناسایی تفاوت‌های کلیدی بین ساختارهای ISO 9001:2008 و ISO 9001:2015، به جدول زیر مراجعه کنید.
| ساختار ISO 9001:2015 |
ساختار ISO 9001:2008 |
| 1. دامنه کاربرد |
۱. دامنه کاربرد |
| ۲. مراجع الزامی |
۲. مراجع الزامی |
| ۳. اصطلاحات و تعاریف |
۳. اصطلاحات و تعاریف |
| ۴. زمینه سازمان |
۴. سیستم‌های مدیریت کیفیت |
| ۵. رهبری |
۵. مسئولیت مدیریت |
| ۶. برنامه‌ریزی |
۶. مدیریت منابع |
| ۷. پشتیبانی |
۷. تحقق محصول |
| ۸. عملیات |
۸. اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود |
| ۹. ارزیابی عملکرد |
|
| ۱۰. بهبود |
چه مواردی باید در چک‌لیست ممیزی داخلی ISO 9001 گنجانده شود؟
در ادامه نمونه‌ای از آنچه یک چک‌لیست معمولی ممیزی ISO 9001 ممکن است شامل شود آورده شده است. استفاده از این قالب به شما کمک می‌کند تا برای ممیزی ISO 9001 آماده شوید و با الزامات این استاندارد مطابقت داشته باشید.
قبل از بند ۴ در چک‌لیست ممیزی داخلی ISO 9001 نمی‌توان به درستی ارزیابی کرد که سیستم مدیریت کیفیت سازمان چگونه باید پیاده‌سازی شود. بند ۴ ابتدا به شناسایی مسائل و نیازهای اصلی سازمان می‌پردازد و بعد از آن می‌توان به سراغ سایر بخش‌ها رفت.
بند ۴: زمینه سازمان
درک سازمان و محیط آن
درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع
تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن
نمونه سؤالات:
آیا همه مسائل داخلی و خارجی مرتبط با اهداف سازمان و دستیابی به رضایت مشتری و جهت‌گیری استراتژیک تعیین شده‌اند؟
آیا این مسائل به‌صورت منظم بازبینی و پایش می‌شوند؟
آیا نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع مرتبط با QMS شناسایی شده‌اند؟
بند ۵: رهبری
رهبری و تعهد
خط‌مشی کیفیت
نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی
نمونه سؤالات:
آیا مدیریت ارشد مسئولیت اثربخشی QMS را بر عهده گرفته است؟
آیا خط‌مشی و اهداف QMS در راستای جهت‌گیری استراتژیک سازمان تعریف و ابلاغ شده‌اند؟
آیا اهداف کیفیت در سطوح مختلف واحدهای سازمانی و افراد تعیین شده‌اند؟
بند ۶: برنامه‌ریزی
اقدامات برای رسیدگی به ریسک‌ها و فرصت‌ها
اهداف کیفیت
برنامه‌ریزی برای تغییرات
نمونه سؤالات:
آیا ریسک‌ها و فرصت‌هایی که برای دستیابی به نتایج مورد انتظار QMS باید مورد توجه قرار گیرند، مشخص شده‌اند؟
آیا سازمان اقدامات لازم برای رسیدگی به این ریسک‌ها و فرصت‌ها را برنامه‌ریزی و در فرآیندها ادغام کرده است؟
آیا فرآیند مشخصی برای تعیین نیاز به تغییرات در QMS و مدیریت اجرای آن وجود دارد؟
بند ۷: پشتیبانی
منابع (عمومی، افراد، زیرساخت، محیط، ابزارهای پایش و اندازه‌گیری، دانش سازمانی)
صلاحیت
آگاهی
ارتباطات
اطلاعات مستند
نمونه سؤالات:
آیا منابع مورد نیاز برای استقرار، اجرا، نگهداری و بهبود مستمر QMS فراهم شده‌اند؟
آیا ابزارهای اندازه‌گیری یا پایش برای اطمینان از تطابق محصولات و خدمات با الزامات مشخص شده استفاده می‌شوند؟
آیا منابع لازم برای اطمینان از صحت و قابلیت اطمینان نتایج اندازه‌گیری و پایش فراهم شده‌اند؟
بند ۸: عملیات
برنامه‌ریزی و کنترل عملیات
تعیین الزامات محصولات و خدمات (نیاز بازار و تعامل با مشتری)
طراحی و توسعه کالاها و خدمات
کنترل تأمین‌های برون‌سازمانی
تولید کالا و ارائه خدمات
تحویل کالا و خدمات
کنترل خروجی‌های نامنطبق
نمونه سؤالات:
آیا فرآیند مشخصی برای ارائه محصولات و خدمات مطابق با الزامات مشتری وجود دارد؟
آیا تغییراتی در فرآیندها برنامه‌ریزی شده‌اند؟
آیا فرآیندهای برون‌سپاری‌شده مدیریت و کنترل می‌شوند؟
بند ۹: ارزیابی عملکرد
پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی
ممیزی داخلی
بازنگری مدیریت
بند ۱۰: بهبود
بهبود مستمر
عدم انطباق و اقدام اصلاحی
نمونه سؤالات:
آیا سازمان مشخص کرده که چه چیزهایی باید پایش و اندازه‌گیری شوند و چه روش‌هایی برای اطمینان از نتایج معتبر به کار می‌روند؟
آیا مشخص شده که چه زمانی نتایج باید تحلیل و ارزیابی شوند؟
آیا روش‌هایی برای پایش درک مشتری از کیفیت محصولات و خدمات تعریف شده‌اند؟
این یک مثال از یک چک‌لیست ممیزی ISO 9001 در زمینه تحلیل شکاف QMS است. این چک‌لیست ممیزی داخلی ISO 9001 به کاربران این امکان را می‌دهد که گزارش یک ممیزی که قبلاً پاسخ داده شده است را در زمینه سیستم مدیریت کیفیت (QMS) یک سازمان مشاهده کنند.
نتیجه‌گیری
تجربه‌ای که از اجرای چک‌لیست ممیزی ISO 9001 به‌دست آوردم، نشان داد که موفقیت در دریافت گواهینامه نه به پیچیدگی ابزارها، بلکه به عمق نگاه ما به الزامات بستگی دارد. سازمان‌هایی که فقط برای عبور از ممیزی مستندات را تکمیل می‌کنند، در طولانی‌مدت با مشکلات اساسی مواجه خواهند شد. اما آن‌هایی که از ممیزی به‌عنوان فرصتی برای تحلیل عملکرد واقعی و شناسایی نقاط بهبود استفاده می‌کنند، سیستم مدیریت کیفیت را به‌عنوان یک مزیت رقابتی درک کرده‌اند.
یک چک‌لیست دقیق، نه‌فقط برای آماده‌سازی، بلکه برای بازنگری استراتژیک سیستم مدیریتی ضروری است. این چک‌لیست‌ها کمک می‌کنند تا به‌جای برخورد واکنشی با خطاها، رویکردی پیشگیرانه و تحلیل‌محور اتخاذ کنیم. در نهایت، ISO 9001 تنها یک گواهینامه نیست بلکه زبان مشترک کیفیت در بازار جهانی است. برخورد هوشمندانه با آن، سرمایه‌گذاری بر اعتماد مشتریان و اعتبار برند خواهد بود.
نظر شما