دراین نشست افشارزنجانی سخنان خود را به بیان نکاتی درباره ویژگی‌هایی که یک کتابدار مرجع باید داشته باشد اختصاص داد و خطاب به کتابداران مرجع این کتابخانه گفت: هر خدمت کتابخانه‌ای ابعادی دارد که بخشی از آنها در اختیار کتابداران و برخی خارج از کنترل آنهاست. مجموعه اوضاع و احوال بیرون از کتابخانه مانند فرهنگ جامعه و نظام آموزشی از جمله عوامل خارج از کنترل کتابداران هر کتابخانه است که در اینجا پرداختن به آنها مورد بحث ما نیست.

مشخصه‌های کتابداران مرجع

افشار زنجانی ادامه داد: ابعادی که باید در کنترل هر کتابدار مرجعی باشد و عوامل بسیار مهمی هستند، تشکیل شده است از «مهارت برقرار کردن ارتباط خوب» و «دانش کتابشناسی».

وی بخش دیگر سخنان خود را به مدیران کتابخانه ملی معطوف داشت و گفت: اقداماتی که مدیران این مجموعه برای هرچه بهتر شدن خدمات مرجع کتابخانه ملی باید انجام دهند آن است که محل خدمت کتابداران مرجع در کتابخانه، باید محلی باشد که آنها بیشترین تماس با مراجعان و کمترین فاصله را با منابع داشته باشند؛ به عبارتی آنها باید همواره در محور حرکت روزمره مخاطبان باشند. این در حالی است که متاسفانه این عامل در کتابخانه ملی رعایت نمی‌شود و بیشتر کتابداران مرجع  پشت میزهای کار خود می‌نشینند. به علاوه این‌که جای بخش مرجع کتابخانه ملی در موقعیت خوبی واقع نشده و بیشتر افراد به آن دسترسی لازم ندارند.

«داشتن روحیه‌ای فعال و پرانرژی» در کتابداران مرجع از دیگر عواملی است که افشارزنجانی به آن تاکید و عنوان کرد: یکی دیگر از نکاتی که در کتابداران مرجع کتابخانه ملی رعایت نمی‌شود، آن است که روحیه گشاده‌رویی، فعالیت و خوشامدگویی به مخاطبان در کتابداران ما وجود ندارد و دافعه آنها قوی‌تر از جاذبه آنهاست. از این‌رو، زدودن روحیه انفعالی کتابداران از نکات اساسی است که باید در این سیستم تغییر کند.

کتابدار مرجع باید مثل پست نگهبانی باشد

این عضو هیات علمی گروه کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاه اصفهان در ادامه سخنان خود به دیگر شرایطی که باید در کتابخانه ملی تغییر کند اشاره داشت و گفت: کتابدار مرجع باید مثل پست نگهبانی باشد. بدین معنا که حتی لحظه‌ای نباید در طی ساعات کاری، میز خود را رها کند.

این‌که کتابداران مرجع نباید بیشتر از 8 ساعت پشت میز بنشینند، از دیگر نکاتی بود که وی به آنها اشاره کرد و در توضیح آن گفت: به دلیل این‌که جواب‌دادن و انجام رفتار درست کاری طاقت‌فرساست، پیشنهاد می‌شود کتابداران بیشتراز این ساعت و حتی کمتر ازاین مدت بر پشت میزهای خود بنشینند تا جواب‌گویی به مخاطبان هرچه بهتر صورت گیرد.

زنجانی در ادامه سخنان خود به دیگر مشخصه‌ای که کتابداران باید داشته باشند اشاره کرد و گفت: دانستن زبان انگلیسی برای هر کتابداری عاملی مهم و اساسی است؛ چرا که امروزه حتی اگر محقق فقه و اصول هم زبان انگلیسی نداند کارش را به خوبی نمی‌تواند انجام دهد.

وی افزود: اگر چه مسائلی که به آنها اشاره شد، مسائل ساده‌ای پنداشته می‌شوند اما عملی‌کردن آنها می‌تواند کارایی خدمات مرجع کتابخانه ملی ایران را بیشتر کند.

نخستین مهارت کتابداران باید شناخت منابع مرجع باشد

محمود شمس‌بد یکی دیگر از سخنران‌های این نشست  در ادامه سخنان افشارزنجانی به بیان نکاتی درباره کتابداران مرجع و مشخصه‌هایی که برای موفق‌تر شدن کارشان باید در نظر بگیرند پرداخت.

وی گفت: شناخت کتابداران از منابعی که در اختیارشان است و واقف‌شدن به آنها نخستین مشخصه‌ای است که هر کتابدار مرجعی باید در نظر بگیرد؛ چرا که منابعی که آنها در اختیار دارند، حاصل تراوشات فکری کارشناسان و نویسندگان مختلفی است که دانستن محتوای آنها امری ضروری است و اگر قرار باشد سوالی درباره آنها شود، باید بتوانند پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مخاطبان باشند.

وی که از اعضای هیات موسس انجمن علمی کتابداری و اطلاع رسانی ایران است، ادامه داد: شناخت منابع مرجع موجود و همچنین شناخت منابع مرجع در سایر جاها (چه به شکل مکتوب و چه غیرمکتوب) عامل مهمی است که کتابداران باید در نظر داشته باشند. به علاوه، نحوه استفاده از این منابع به اندازه شناخت آنها باید مهم باشد. به عنوان مثال پیداکردن مدخل‌های اطلاعاتی در دایرة‌المعارف‌های لاتین یکی از مهارت‌های اصلی کتابداران باید باشد زیرا بسیار اتفاق افتاده که کتابداران نمی‌دانند چگونه باید از آنها استفاده کرد و دارای چه محتوایی هستند که این عامل باعث بزرگترین ضربه به شخصیت کتابداران و از طرف دیگر به وجود آمدن بی‌اعتمادی در مراجعه‌کنندگان می‌شود.

بخش مرجع کتابخانه ملی حلقه مفقوده و گم شده است

بحث ارتباط با مخاطب یکی دیگر از مباحثی بود که شمس‌بد به آن اشاره کرد و گفت: مهارت‌های ارتباطی کتابداران مرجع بسیار با اهمیت است. آنها باید با روحیه و برخورد مناسب پذیرای مخاطبان خود باشند تا به مراجعه‌کنندگان سرگردان کمک کند. این روحیه پذیرابودن، سربلندکردن، خوشرویی و صحبت کردن از مهارت‌های کلامی و غیرکلامی کتابداران باید باشد که از طریق تمرین می‌تواند حاصل شود.

وی در ادامه سخنان خود به بخش مرجع کتابخانه ملی اشاره کرد و گفت: به نظر می‌رسد این بخش در چنین ساختمان مهمی گم شده است؛ چراکه بخش بزرگی از جامعه اطلاع ندارد قسمت مرجع چه خدماتی را می‌تواند انجام دهد. اینجاست که مسئولان مربوطه باید تدبیرات لازم را بیندیشند.

بحث مرجع مجازی از دیگر مباحثی بود که شمس‌بد در پایان سخنان خود به آنها اشاره و عنوان کرد: مرجع مجازی یکی از دیگر عوامل مهمی است که باید در کنار مرجع چاپی در نظر داشت و این دو باید در کنار هم امکانات و تسهیلات لازم را در اختیار مخاطبان قرار دهند.

باید هویت کتابداران مرجع نهادینه شود

جلال حیدری‌نژاد، کارشناس کتابخانه دیجیتال در ادامه سخنان زنجانی و شمس‌بد از دیگر کسانی بود که در این نشست به ایراد سخنرانی پرداخت.

وی به بحث شناساندن هویت کتابداران اشاره کرد و گفت: هویت‌سازی کسانی که در مرجع کار می‌کنند عامل بسیار مهم است و قبل از این‌که درباره بارهایی که کتابداران باید بر شانه‌های انسانی خود بگذارند صحبت کنیم، باید بحث نهادینه‌کردن هویت قوی در کتابداران را جدی گرفت که این از طریق سازمان، شرایط اجتماعی و خود شخص به وجود می‌آید.

وی در این‌باره توضیح داد: شناساندن هویت کتابداران به خودشان و این‌که آنها پایه و ستون فقرات هر کتابخانه‌ای هستند باید از طریق سازمان در کارمندان ساری و جاری شود‌؛ به عبارتی، باید سازمان‌‌ نقش آنها را به عنوان خط مقدم در کتابخانه بپذیرد و به آنها احترام بگذارد تا هویت آنها در خودشان نهادینه شود و به دنبال آن، کارمندان نیز بتوانند در امر هویت‌سازی به مخاطبان و چگونگی مسئولیت‌پذیری آنها نقش ایفا کنند. ما اگر به بحث هویت و نقشی که کتابداران می‌توانند در این امر داشته باشند توجه نکنیم نمی‌توانیم خدمات لازم و بهتر را به مخاطبان ارائه دهیم.

نتایج طرح پژوهشی کتابخانه ملی درباره مراجعه‌کنندگانش

اعظم نجف‌قلی‌نژاد، کارشناس مرجع مجازی یکی دیگر از کسانی بود که به ارائه گزارش بسیار خلاصه‌ای از پژوهشی که چندی پیش از سوی کتابخانه ملی ایران در رابطه با مراجعه‌کنندگان انجام داده بود، پرداخت.

وی در این گزارش به مباحثی چون دلایل مراجعه و عدم مراجعه مخاطبان کتابخانه ملی، هدف از خدمات مرجع، میزان مراجعه به کتابداران مرجع و غیره اشاره کرد و گفت: تسهیل دسترسی به اطلاعات و پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مراجعه‌کنندگان هدف از خدمات مرجع در هر کتابخانه‌ای است.

نجف‌قلی‌نژاد در ادامه گفت: تعداد مراجعه‌کنندگان تالارهای تخصصی کتابخانه ملی به طور متوسط روزانه حدود 300 نفر است و رشته‌های علوم انسانی و فنی مهندسی بیشترین گروه‌های تحصیلی مراجعه‌کنندگان هستند.

وی افزود: در این طرح پژوهشی دلایل مراجعه به کتابخانه ملی متفاوت عنوان شده است. تحقیق و پژوهش در ردیف نخست دلیل مراجعه‌کنندگان به کتابخانه ملی بوده و بعد از آن دلایلی چون مطالعه برای آمادگی برای آزمون‌های تحصیلی، انجام پایان‌نامه‌ها و تکالیف کلاسی و مطالعه آزاد برای پرکردن اوقات فراغت پاسخ داده شده‌اند.

به گفته نجف‌قلی‌نژاد دلایل عمده مراجعه کم به کتابدار مرجع، غیبت‌های مکرر کتابداران مرجع، عدم آشنایی از کتابدار مرجع، عدم اطلاع‌رسانی کتابخانه به خدمات مرجع، عدم مهارت و مفیدنبودن راهنمایی‌های کتابداران، ترس از سوال‌کردن و عدم نیاز به کتابدار مرجع از دلایلی بودند که در نتایج این طرح پژوهشی به آنها تاکید شده است.