خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا)- ماهرخ ابراهیم‌پور- اسناد در تدوین تاریخ ابزاری بسیار مهم تلقی می‌شوند و به کارگیری آنها در پژوهش‌ها و تاریخ‌نگاری امروز، امری اجتناب‌ناپذیر است. وظیفه ارائه اسناد در همه کشورها به عهده آرشیو ملی است اما در ایران این روال شکل دیگری دارد. با غلامرضا عزیزی که سال‌هاست در حوزه اسناد مشغول به کار و پژوهش است(مسئول آرشیو ملی و معاون اسناد کتابخانه ملی) درباره عملکرد این سازمان در حوزه انتشار اسناد انقلاب اسلامی به گفت‌وگو نشستیم.
آقای عزیزی معاونت اسناد ملي سازمان اسناد و کتابخانه ملی ايران تا کنون چه کتاب‌هایی درباره انقلاب اسلامی با تکیه بر اسناد منتشر کرده است؟
پیش از پاسخ به پرسش شما بايد به اين نكته اشاره كنم كه معاونت اسناد ملی تا چند سال پیش براساس آئين‌نامه نحوه دسترسي به اسناد مصوب شوراي اسناد ملي تنها با گذشت پس از چهل سال از تاريخ اسناد، مجاز به انتشار آنها بوده است. خوشبختانه اكنون با اصلاح اين آئين‌نامه محدوديت زماني مورد نظر برداشته شد و بعد از رعايت برخي ملاحظات حرفه‌اي ما مي‌توانيم اسناد را در دسترس عموم قرار دهيم.
البته اگر با نگاه كلي بخواهيم به مساله انتشار کتاب‌های اسنادی نگاه کنیم دو کتاب در رابطه با انقلاب اسلامی به طور تخصصی از سوی نمایندگی سازمان اسناد در جنوب شرق کشور(مدیریت كرمان) با عنوان «انقلاب اسلامی در کرمان» و «روزشمار انقلاب اسلامی در کرمان» چاپ شده است. گرچه دوره تاریخی بقیه کتاب‌های اسنادی که سازمان منتشر کرده به سال‌هاي پیش از انقلاب اسلامي مربوط است، اما به نوعی موضوع برخي از این کتاب‌ها به سیاست‌های فرهنگی رژیم پهلوی و زمینه‌های بروز انقلاب اشاره کرده است. از جمله «اسناد سازمان پیشاهنگی در دوره رضاشاه» و اسناد محرمانه کشف حجاب با عنوان «خشونت و فرهنگ» که سیاست‌های فرهنگی و اسلام‌ستیزی پهلوی نخست را برملا می‌کند و همچنین مجموعه اسناد سازمان پرورش افکار در زمان رضاشاه که با عنوان «فرهنگ ستیزی» منتشر شد. یا کتاب «سیاست و لباس» که به نوعي به سياست‌هاي اعمال محدوديت بر روحانيون می‌پرداخت منتشر شده است.
از طرفی بحث انتشار كتاب‌هاي اسنادي از وظايف اصلي معاونت اسناد نيست و در واقع پس از تشكيل پژوهشكده اسناد از ابتدا اين مهم به عهده پژوهشكده سپرده شده است. اگر همكاران واحدهاي اسناد مايل به همكاري در قالب پروژه‌‌هاي پژوهشي بودند، انتشار اسناد در قالب كتاب به چاپ می‌رسید و طرح‌ها در پژوهشكده اسناد عملياتي مي‌شد اما بعد از قرار گرفتن پژوهشكده اسناد در مجموعه معاونت پژوهش در سال 1385 عملا انتشار اسناد به صورت چاپ كتاب از وظايف معاونت اسناد ملي خارج شد.
پس دلیل منتشر نشدن کتاب در حوزه انقلاب اسلامي تا پيش از جدا شدن پژوهشكده اسناد، به همان منع قانونی انتشار اسناد تا 40 سال برمی‌گردد و اکنون با توجه به جدا شدن پژوهشكده اسناد، به سياست‌هاي انتشاراتي سازمان و معاونت پژوهشي مربوط می‌شود. البته اداره كل اطلاع‌رساني و ارتباطات معاونت اسناد هر ساله در ایام دهه فجر اقدام به برپایی نمایشگاه‌هاي اسناد کرده و اسنادی را به نمایش گذاشته که امیدواریم این اسناد را در قالب یک کتاب به زودی منتشر كنيم.
از سال 1390 با توجه به آئین‌نامه دسترسی به اسناد این امکان بیشتر فراهم شد تا بتوانیم اسناد دوران متاخر را چاپ کنیم. البته در این مرحله، آرام آرام معاونت اسناد تلاش خود را بر اين گذاشت كه به جای این‌که خود بخواهد کتاب‌هاي اسنادي چاپ کند، تسهیلات بیشتری در اختیار پژوهشگران مرتبط با حوزه اسناد قرار دهد. به ويژه در يك سال گذشته با تاكيد و دستور ریاست محترم سازمان دكتر رضا صالحی‌امیری چند خدمت جدید را برای سهولت و سرعت کار پژوهشگران برای دسترسی به اسناد در نظر گرفتیم.
با این محدودیت زمانی برای انتشار اسناد انقلاب، آیا اسناد سال 42 که زمینه‌های شکل‌گیری نهضت امام خمینی (ره) را دربردارد، در این برهه، قانون آزادسازی سند را پشت سر نگذاشته است؟
عرض كردم ما مشكلي براي ارائه اين اسناد نداريم. اما فراموش نبايد كرد كه حجم اصلي مربوط به دوران انقلاب در اختیار سازمان امنیت و اطلاعات(ساواک) بوده و از جمله پرونده قیام پانزده خرداد 42 و سرکوب مردم در همان‌جا نگهداری می‌شده و به سازمان آرشیو ملی منتقل نشده است. با این وجود خوشبختانه مركز بررسي اسناد تاريخي وزارت اطلاعات اسناد مهمي از اين وقايع را منتشر كرده يا در حال انتشار است. ما نيز اسناد پانزده خرداد سال 42 را هم امسال و هم سال گذشته به صورت گسترده در چند نمایشگاه در معرض دید علاقه‌مندان گذاشتیم. بنابراین سال گذشته برای دستیابی به این اسناد با همکاری خوبی که با مرکز بررسی اسناد تاریخی و سازمان‌هاي عضو مهتاب (مجمع هماهنگي تاريخ‌پژوهي و بانك‌هاي اسنادي) داشتیم توانستیم با برپایی دو نمایشگاه تخصصی اسناد این قیام را در معرض تماشای پژوهشگران و علاقه‌مندان قرار دهیم. البته ما از نمایشگاه‌هایی که برگزار می‌کنیم تلقي انتشار داريم، چون در این نمایشگاه‌ها اسناد در اختیار بازديدكنندگان و پژوهشگران قرار می‌گیرد.
همان‌طور كه اشاره شد از سال 85 چاپ كتاب‌هاي اسنادي به شكل وظيفه در معاونت پژوهش سازمان قرار گرفته و اگر همكاران در داخل يا خارج از سازمان به نحوي در اين باره فعاليت كرده‌اند بنا به علاقه شخصي بوده است. با این وجود پس از انتشار کتاب ارزشمند «نهضت امام خمینی» از سوی سید حمید روحانی به تاسيس مرکز اسناد انقلاب اسلامی انجاميد که این مرکز به طور تخصصی به جمع‌آوری اسناد مربوط به انقلاب و ریشه‌های انقلاب اسلامی پرداخت. ما نيز اسناد انقلاب اسلامی را از برخی دستگاه‌ها و نهادها که طبق قوانين و مقررات موظفند اسناد راكد خود را به ما واگذار کنند، دریافت می‌کنیم و بديهي است مدتي طول می‌کشد تا اسناد دستگاه‌ها راكد و به ما تحویل شود.
از طرف ديگر بايد به اين نكته اشاره كرد كه تنظيم اسناد از لحاظ نگهداری و گروه‌بندی در آرشیو ملی ایران بر اساس منشا اسناد است و نه بر اساس موضوع، دوره زمانی یا تاریخ. به عبارتی ما اسناد را که از وزارت کشور دریافت می‌کنیم در یک‌جا نگهداری می‌کنیم. این اصل و قاعده‌ای است که نخستین بار از سوی آرشیویست‌های فرانسوی مورد استفاده قرار گرفته و از آن به اصل منشا یاد مي‌کنند. تمركز اصلي سازمان بر اسكن نسخ خطي، پايان‌نامه‌ها، كتاب‌هاي كودكان، نسخ چاپ سنگي و آلبوم‌هاي آرشيو سلطنتي دوره قاجار قرار گرفته بود. از این رو مشكلاتي براي مراجعه‌كنندگان به آرشيو در دسترسي به اسناد مورد نظرشان به وجود آمد و ما دریافتیم که در حال حاضر اسکن اسناد، زمان پژوهش پژوهشگران را به درازا کشانده است و به این نتیجه رسیدیم که براي سرعت در دسترسي به اسناد، علاوه بر بازگشايي اتاق مطالعه اصل اسناد، امکان عکاسی از اسناد را هم در اختيار پژوهشگران قرار دهيم.
بنابراین ما هم در آرشیو ملی مانند بسياري از آرشيوهاي ملي دیگر با احترام به نظم اولیه اسنادی را که متعلق به هر منشا است با هم نگهداري مي‌كنيم. مثلا اسناد وزارت کشور (و قبل از آن وزارت داخله) را در یک مخزن با نام آرشیو اسناد وزارت کشور نگه داشته‌ایم. همچنین اسناد وزارت کشاورزی متعلق به قبل از انقلاب و اسناد وزارت جهادسازندگی بعد از انقلاب و در زمان امام(ره) و وزارت جهادکشاورزی بعد از ادغام را هم در یک مخزن بر اساس واحدهاي ايجادكننده اسناد نگهداري مي‌كنيم. از طریق دسترسی‌هایی که با نمایه برای این اسناد فراهم کردیم امكان فراخوان اسناد از منشاهاي مختلف به راحتي امكان‌پذير است. مثلا اگر شما روی موضوع کشف حجاب پژوهش می‌کنید در سیستم جست‌وجو تمامی اسناد کشف حجاب را از تمام منشاهاي موجود در اختيار شما قرار خواهد داد. به این ترتیب ما در منشاهاي مختلف، اسنادي را از دوران انقلاب اسلامي و دفاع‌مقدس و پس از آن در اختيار داريم. مانند اسناد بازسازی مناطق جنگ تحمیلی و پشتيباني جنگ جهادسازندگی به صورت مجموعه‌اي و همچنین در منشاهای مختلفی که در آرشیو ملی داریم اسنادی مربوط به انقلاب اسلامی وجود دارد.
در دو سالی که شما مسئولیت آرشیو ملی را به عهده گرفتید چه تغییرات مثبتی در این آرشیو نسبت به چند سال گذشته ایجاد شده است؟
در ذهن من این پرسش یادآور این مثل معروف است که مشک آن است که خود ببوید نه آن‌که عطار بگوید. شاید پاسخ بنده به این پرسش درست نباشد و پاسخ را باید مخاطبان و مراجعانی که طی این چند سال از آرشیو ملی استفاده کردند، بدهند. با این همه از جمله مواردي كه شايد اشاره به آن به تعريف از كل معاونت اسناد نه به شخص بنده برگردد، افزايش تسهيلات اطلاع‌رساني است. براي نمونه منابعی که تا دو سال پیش در دسترس قرار نگرفته بود و يا افراد انگشت‌شماري به آن دست يافته بودند، اکنون در دسترس همه پژوهشگران قرار گرفته است. مانند آرشیو اسناد سلطنتی قاجار (که تحت عنوان اداره بیوتات سلطنتی در همان دوره نامیده می‌شد) این اسناد تا دو سال پیش در اختیار پژوهشگران قرار نداشت و از ماه گذشته با دستور اکید ریاست سازمان و پیگیری‌هایی که صورت گرفت، اکنون در بخش دیجیتال به صورت تمام متن مشغول وارد کردن این آرشیو به سیستم هستیم و به زودی كل این اسناد در کامپیوتر در دسترس پژوهشگران قرار خواهد گرفت.
به این ترتیب با توجه به مشکلاتی که وجود داشت، استفاده از دوربین برای عکاسی از اسناد هم اخيرا امکان‌پذیر شد. همچنین تقریبا در دو ماه پیش یک دوره اسناد دفاع مقدس را آزاد کردیم. این اسناد بعد از آن‌که سردار سرلشکر فیروزآبادی در بخشنامه‌ای به واحدهای نظامی ابلاغ کرد، قرار شد که اسناد دفاع مقدس، جز در موارد خاص از طبقه‌بندی امنیتی و محرمانه خارج شوند. خوشبختانه با صحبت‌هایی که با مسئولان محترم وزارت جهادکشاورزی داشتیم آن مجموعه‌ای که از اسناد دفاع مقدس با برچسب محرمانه تحویل گرفتیم با رفع قید محرمانه بودن قسمت بیشتر آن در دسترس پژوهشگران قرار خواهد گرفت. البته اگر شما به سایت ما مراجعه کنید فهرست اسناد قابل مشاهده است اما خود اسناد هنوز قابل رویت نیست که در مرحله آماده‌سازی قرار دارد. با بخشنامه‌ای که دولت محترم ابلاغ کردند ما درصدد ایجاد تسهیلاتی برای دسترسی آسان و سریع اسناد برای استفاده مخاطبان هستیم. دو سه موردی که عنوان کردم فعالیت‌هایی بود که با توجه به رویکرد دولت در راستای شفاف‌سازی اطلاع‌رسانی و به ویژه در راستای سیاست‌های ریاست سازمان اتخاذ شد و به جلو رفت.
یکی از مشکلات عمده آرشیو ملی در حوزه اسناد به نظر شما چیست؟
در بحث اطلاع‌رساني آرشيوي اينك مشکل ما در آرشیو ملی، دسترسی به اسناد نیست بلکه مشکل، جامعه مخاطب است که متاسفانه آرشیوها در تمام دنیا در بین مراکز اطلاع‌رسانی کمترین مخاطبان را دارند. به دلیل این‌که تخصصی‌ترین اطلاعات را ارائه می‌دهند و منابع آنها منابع دست اول هستند و منابع تحقیقی و تالیفی نیستند و خود مبنای منابع تالیفی و تحقیقی قرار می‌گیرند.
ما همچنان به دنبال افزایش مخاطب در ساختمان آرشیو ملی هستیم که بتوانیم خدمات بیشتری به پژوهشگران ارائه کنیم. از این رو یکی از کارهایی که امسال به مناسبت دهه فجر با همکاری معاونت فرهنگی مترو و مسئولان شهرداری تهران انجام شد، برگزاری نمایشگاه اسناد در 10 ایستگاه مترو تهران بود. همچنین درصدد برگزاری کارگاه‌هایی هستیم که در یکی دو سال اخیر کمتر برگزار شده است. از جمله امسال در نمایشگاه یاد یار مهربان کارگاهی به دلیل آشنایی دانش‌آموزان مدارس ابتدایی با آرشیو ملی برگزار شد.
يكي ديگر از اقداماتي كه اخيرا انجام شده همكاری با سازمان‌ها و نهادهاي مرتبط براي تدوين استانداردهاي آرشيوي و مديريت اسناد بود كه به نتايج خوبي رسید، به نحوي كه در تدوين نزديك به 10 استاندارد ملي همكاران معاونت اسناد با سازمان ملي استاندارد ايران همكاري داشتند كه در همين جا از زحمات هر دو گروه تشكر مي‌كنم. انتشار كتاب‌هاي پايه در زمينه مديريت اسناد، به ويژه مديريت اسناد الكترونيكي يكي ديگر از اين اقدامات است. برگزاري همايش‌هاي آرشيوي و مديريت اسناد، همايش بين‌المللي سندشناسي که امسال سه همايش ويژه مديران اسناد دستگاه‌های کشور در تهران و يزد برگزار شده است. تدوين مقررات آرشيوي كه تاكنون دو جلد آن منتشر شده و جلد سوم آخرين مراحل كار را مي‌گذراند و همه اين‌ها در راستاي دانش‌افزايي انجام شده است. همچنین همكاري دو مركزي كه پيش از اين اسنادشان را به سازمان منتقل نكرده بودند. ورود به مباحث دولت الكترونيكي و پذيرش جدي‌ترين طرح معاونت اسناد ملي در زمينه مديريت اسناد الكترونيكي در سطح كشور نيز گام مهمي بود كه خوشبختانه در حال انجام است.
در گفت‌وگویی که با برخی از مدیران مراکز اسنادی انجام شد بر لزوم تجمیع اسناد در سازمان آرشیو ملی تاکید شد اما آنها با اشاره به مشکلات این سازمان از جمله نحوه نگهداری اسناد و سرعت کند فهرست‌نویسی را مانع تمرکز همه اسناد کشور در این سازمان دانستند. نظر شما درباره این انتقادات چیست؟
بنده به عنوان فردی که تلاش کرده با آمار رابطه قابل قبولی برقرار کند با کلی‌گویی چندان موافق نیستم و با این روش هم چندان به نتیجه نمی‌رسیم. اگر سرعت فهرست‌نویسی پایین بوده این را با چه معیاری می‌سنجند؟
در بخشی از صحبت‌ها اشاره شد به این‌که قوه قضائیه با استخدام تعدادی نیروهای پروژه‌ای توانست تقریبا یک میلیارد برگ سند را فهرست‌نویسی کند.
قطعا این ارگان پروژه عظيمي را در چند سال اخير انجام داده که اين پروژه يكي از برنامه‌هاي مصوب برنامه پنجم بود و نشان از اهميت آن دارد که سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران هم در اين راه همكاري‌هاي لازم را انجام داد. اما اين كه مي‌فرماييد تقریبا یک میلیارد برگ سند فهرست‌نویسی شده بنده پیشنهاد می‌کنم با دكتر حسین زرینی، مدیر مرکز اسناد قوه قضائیه تماس بگیرید و از وی بپرسید که آیا اطلاعات اسنادی که فهرست‌نویسی شده همراه با نمایه‌سازی بوده یا تنها هفت، هشت آیتم که در اسناد بوده استخراج شده است؟ من در این‌جا قصد ندارم عملکرد کسی را زیر سوال ببرم. باز هم اشاره مي‌كنم قوه قضائيه در اين امر مهم كار بسيار قابل توجهی انجام داد. اين كار روزمره و به اصطلاح روتين نبود كه اگر این‌طور بود در برنامه پنجم جا نمي‌گرفت. اما قياس شايد كمي درست نباشد. افراد مورد مصاحبه شما عملکرد اسنادی سازمان وسيعي را كه پس از صد سال پرونده‌های خودش را دارد منظم می‌کند (آن هم در سطح پشتيباني بسيار بالا) با کار آرشیو ملی كه فقط يكي از وظايفش فهرست‌نويسي است، مقایسه می‌کنند!
عرض بنده به این عنوان نیست که ما مشکلی نداریم، همان‌طور كه اشاره شد ارائه خدمت عکاسی از اصل اسناد را زمانی شروع کردیم که متوجه شدیم به دلیل مشکل کند بودن جریان اسکن، برخی تقاضاهای دریافت اسناد از سوی پژوهشگران به دلیل حجم زیاد ماه‌ها باید منتظر دریافت خدمات مورد‌نظر بماند. مشكلات اين چنيني وجود دارد و اکنون سازمان به این نتیجه رسیده که اسکن را به بخش خصوصی با نظارت کارشناسان سازمان واگذار کند. این تصمیم به دلیل این است که بتوانیم سرعت اسکن اسناد را با استفاده از امکانات بخش خصوصی بالا ببریم.
در انتقادی که به عملکرد آرشیو ملی گرفته شده دو سه مقوله یعنی بایگانی با نمایه‌نویسی و عنوان‌نویسی با هم مخلوط شده است. در بخش پیش آرشیوی و در واحد ارزشیابی اسنادی که به سازمان منتقل می‌شود اطلاعات 124 هزار کارتن (99200000 برگ) به صورت ردیفی طي سه ماه شناسايي شده و بر روی وبگاه سازمان قرار گرفته است. در همین بازه زمانی اگر اطلاعات این مجموعه به صورت پرونده‌ای روی سایت برود به دوازده‌هزار پرونده (حدود 600000 برگ) هم نخواهد نرسيد. اگر ما بخواهیم بر اسناد مثلا دوره قاجار به دليل خط، ويژگي‌هاي متني، مهر، طغرا و خط سياق و... فهرست‌نویسی توصیفی و تحلیلی انجام بدهیم، اين ارقام در ماه به شدت كاهش مي‌يابد.
روش توصیف، روش عنوان‌نویسی و فهرست‌نویسی در نتيجه و تعداد کار فرق می‌کند. ما اگر بخواهیم تعداد پرونده‌هایی را که موضوع آن را مشخص کردیم بگوییم رقم بالایی می‌شود. همچنین اگر بخواهیم به تاریخچه اسناد انتقالی نگاه کنیم بيش از 5 ميليارد و پانصد هزار برگ اسناد و اوراق سه قوه تعيين تكليف شده و نزديك به 350 هزار متر مربع آزادسازي فضاي بايگاني انجام شده است. پس آمار و ارقام و اعداد بسته به نوع کارکرد متفاوت است. بیش از 380 میلیون برگ سند اسناد قوه قضائیه با همكاري بسيار خوب نيروهاي اين قوه در 9 ماه نخست امسال تعیین تکلیف شدند. حال ما بیاییم با ارائه این ارقام بگوییم هیچ دستگاهی این کار را نکرده است. در حالی که ادعای درستی را هم مطرح کردیم. با این حال هیچ دستگاهی با این حجم از اسناد روبه‌رو نیست و وظیفه‌اش تعیین تکلیف اسناد نیست. بعد با این ارقامی که اعلام شد من بیایم و بگویم چون هیچ دستگاهی 380میلیون برگ را تعیین تکلیف نکرده پس ما در اولویت هستیم. اسنادی که ما در این 9 ماه از قوه قضائیه به آرشیو ملی منتقل کردیم بیش از 10 میلیون برگ است.
الزاما تعداد زیاد کار، معیاری برای سنجش عملکرد یک موسسه در حوزه سند نیست. يكي ديگر از مراكز اسنادي و كتابخانه‌اي در چند سال گذشته حجم وسيعي از منابع خود را اسكن كرده و امروزه كه ما داريم آنها را بررسي مي‌كنيم به دليل بی دقتی در شروع پروژه، حجم بسياري از كارهاي انجام شده فاقد استانداردهاي لازم براي نگهداري دائم آثار رقمي است.
اصلا در این رابطه چه چیزی را با چه چیزی می‌سنجیم؟ تنها فعاليت سازماني را با قسمتي از فعاليت‌هاي سازماني ديگر مي‌سنجيم؟ چه كساني اين سنجش را انجام مي‌دهند؟ مدير يك مركز اسنادي، فعاليت دو مركز ديگر را با هم مي‌سنجد يا با فعاليت‌هاي خودش؟ مثلا من بيايم و اطلاع‌رساني مركز يك را با مركز دو بسنجم و بگويم كدام بهتر كار كرده است؟ يا بيايم مزايا و معايب و كاركرد آنها را ببينم تا بتوانم خدمات خود را توسعه دهم و مشكلات مجموعه خودم را رفع کنم؟ مثلا در ذهن من در زمینه اطلاع‌رسانی بهترین کسانی که می‌توانند قضاوت کنند کسانی هستند که از خدمات یک سازمان یا موسسه استفاده می‌کنند. مراکز و موسسه‌های مختلفی تحت عنوان آرشیو در کشور در حال فعالیت هستند مراجعان مختلفی دارند که از خدمات آنها استفاده می‌کنند. محققان و متخصصان چه مي‌گويند؟
نحوه نگهداری اسناد در آرشیو ملی به چه شکلی است؟ چرا به نگهداری اسناد در این سازمان انتقادمی‌شود؟
متوجه نمي‌شوم منظورتان از انتقاداتی كه به نگهداری اسناد در این سازمان می‌شود چيست؟ اگر منظور شرايط فيزيكي حفظ و نگهداري است كه انصافا سازمان در حوزه نگهداري هزینه‌های گزافی را متحمل شده و هر سه ماه تمام مخازن سازمان (نه فقط معاونت اسناد) پايش و مشكلات مربوط شناسايي، اعلام و در رفع آن كوشش مي‌شود. تدوين سه جلد كتاب در زمينه «عوامل آسيب‌رسان به اسناد و كتب» كه نتيجه كوشش همكاران ما در اداره كل حفظ و نگهداري است یکی از مواردی به‌شمار می‌آید که می‌تواند در این زمینه کمک بسیاری به حفظ و نگهداری اسناد کند.
همان‌طور که بیان شد، نگهداری اسناد از نظر تنظیم بر اساس دو اصل احترام به منشا و نظم اولیه است. از نظر نگهداری اسناد به لحاظ مکان نگهداری نیز سعی شده در مخازن استانداردهای جهانی در زمینه حفظ و نگهداری با توجه به گوناگونی موارد آرشیوی در نظر گرفته شود. مخازن ویژه اسناد مغناطیسی، مخزن مخصوص نگهداری حامل‌های رنگی، مخزن نگهداری تابلوها و اسناد سایز بزرگ و مخزن نگهداری اسناد کاغذی نیز گواه دیگری در انجام این کار است. اکنون در جلد سوم مجموعه قوانین، مقررات و شیوه‌نامه‌های آرشیوی که در حال انتشار است به بحث نگهداری اسناد در دستگاه‌ها و ارگان‌های دولتی پرداخته شده و روش‌های استاندارد نگهداری اسناد بیان شده که بهتر است به این نکته اشاره شود که ما سال‌هاست دستگاه‌های دولتی را درباره نگهداری اسناد پالایش می‌کنیم و برخی از آنها را تا کنون رصد کرده‌ایم.
وضعیت فهرست‌نویسی در آرشیو ملی به چه شکل است؟
فهرست‌نویسی اسناد در آرشیو ملی بر اساس استانداردهای شورای جهانی آرشیو انجام می‌شود. در اجرای قانون و مقررات، سال گذشته مجموعه مقررات مربوط به فهرست‌نویسی اسناد را به صورت یک جلد کتاب منتشر کردیم که البته فقط شامل شیوه‌نامه‌ها و رویه‌های مربوط به فهرست‌نویسی اسناد متنی کاغذی و عکس است که در آن آخرین استانداردهای جهانی را بومی‌سازی و معرفی کرده‌ایم. این مطلب را با یقین به شما می‌گویم که اگر کاربرگه بقیه مراکز را نگاه کنید آنها به نوعی از الگوهای ما تبعیت می‌کنند. مثلا 10 تا 12 سال پیش یکی از همین مراکز اسنادی آمدند و از روش‌های ما استفاده کردند و هنوز طبق آن مدل کار می‌کنند. البته ما این را وظیفه خود می‌دانیم که به سایر مراکز اسنادی خدمات تخصصی ارائه کنیم، چون ما آرشیو ملی ایران هستیم و وظیفه ملی داریم، اما مراکز دیگر آرشیو ملی نیستند و وظیفه ملی ندارند. برخی از آنها آرشیو خصوصی و برخی دیگر آرشیو سازمانی هستند و بنابراین از آنها انتظار ایفای نقش ملی نمی‌رود. جالب این‌جاست اغلب کارکنان مراکز موجود اسنادی، از ما انتظار ایفای نقش ملی را دارند و انتظار درستی هم است و هرچه دیرتر و کمتر ما بتوانیم انتظارات این دوستان را برآورده کنیم حق دارند که انتقاد کنند.
در یک گفت‌وگو درباره بررسی نقش اسناد در انقلاب اسلامی گفته شد که تعدادی سند در یک ساختمان مورد مناقشه شهرداری، اوقاف و میراث فرهنگی در یک شهرستان وجود دارد و شخص با یکی از مراکز اسنادی تهران تماس گرفته که با انتقال این اسناد مانع از بین رفتن آنها شوید! به نظر شما چرا با نمایندگی سازمان آرشیو در همان شهرستان تماس گرفته نشده است؟
ما با همه دستگاه‌های دولتی و موسسه‌های خصوصی روابط خوبی داریم. به آنها درباره چگونگی نگهداری و حفاظت از اسناد، تعیین تکلیف و امحاء اوراق زائد خدمات ارائه می‌دهیم. در عین حال سازمان به این مقبولیت رسیده که بخش خصوصی از خدمات ما استفاده می‌کند. فرض کنید در برخی خانواده‌ها اسناد قدیمی مانند عقدنامه‌ها و برخی فرمان‌های حکومتی یا نشان افتخار وجود دارد که ما به این افراد سه راه را پیشنهاد می‌کنیم. نخست این اسناد را به ما بفروشند، اگر به پول آن نیازی ندارند به سازمان اهدا کنند تا به نام خودشان در مجموعه اسناد اهدایی سازمان ثبت شود یا اسناد خود را به طور امانی به ما بسپارند و هر وقت که خواستند تحویل بگیرند. خدمت چهارمی که چندی است سازمان آن را به صاحبان اسناد نفیس و ارزشمندی که مایل نیستند اسناد خود را بفروشند، اهدا کنند یا به طور امانی در سازمان بگذارند، آموزش چگونگی حفاظت و نگهداری از اسناد قدیمی است. با همه این‌ها به نظر بنده کلی‌گویی درباره اسناد یک ساختمان مورد مناقشه چندان درست نیست. ضمن این‌که باید بررسی کنیم و ببینیم آیا اسنادی که در آن ساختمان وجود دارد جزء پرونده‌های ما محسوب می‌شود یا خیر. از طرف دیگر، فرض بفرمایید شما به عنوان فردی در تهران متوجه شده‌‌اید که یک مجموعه سند به دلیل برخی مناقشات که نمی‌دانیم چیست، در حال از بین رفتن است. آیا این‌جا وظیفه ملی ایجاب نمی‌کند زمانی که آرشیو ملی نتوانسته موضوعی را رصد کند، مسئولان آرشیو را در جریان بگذارید؟ راضی می‌شوید یک مجموعه سند از بین برود چون به دست شما نرسیده است؟ نمی‌گذارید کار مسیر قانونی خود را طی کند به این امید که مجموعه را صاحب شوید؟
بخشی از پرسش من مراجعه نکردن افراد شهرستان مذکور به نمایندگی سازمان آرشیو در این شهرستان بود. با توجه به شرحی که شما دادید چرا به نمایندگی شما مراجعه نشده است؟
واقعا نمی‌دانم. شما در بحث اعتمادسازی باید بیایید و مجموعه اهداگران سند به آرشیو ملی مانند مجموعه جمالزاده، ژاله اصفهانی و سایر مجموعه‌های خاندان اصیل و ریشه‌دار داخل کشور را ببینید. همچنین آمار اسنادی که به سازمان منتقل می‌شود نشان‌دهنده میزان کارآیی و اعتماد به ماست. حال شما می‌گویید مقداری سند از چشم دور مانده است. در عین حال من قبول نمی‌کنم سازمان میراث فرهنگی کشور که خودش آگاهانه و پیگیرانه به دنبال حفظ میراث فرهنگی ماست به دلیل اختلافات ملکی یا مالی راضی به از بین رفتن اسناد مورد اشاره شما شود. خوشبختانه امسال با تفاهم نامه‌ای که با این سازمان داشتیم شدیدا در بحث حفظ و نگهداری اسناد همکاری می‌کنند. حال شما می‌گویید در یک ساختمانی که با اوقاف و شهرداری دعوا دارد مسبب خطر از بین رفتن یک مجموعه اسناد شده است؟ باور این مساله بسیار دشوار است. با این وجود، اگر کسی از جزئیات این امر اطلاع دارد، به جای این‌که به فکر خودش باشد تا از وسط دعوای سه سازمان چیزی به دست آورد، بهتر است به مبادی قانونی مراجعه کند و آنها را آگاه کند که این اسناد از بین نرود.
همچنین امسال برای نخستین بار سازمان آرشیو ملی ایران از سازمان استاندارد شماره ملی ایران را دریافت کرد که از زمان تاسیس سازمان در سال 1349 تا کنون این امر سابقه نداشت. استاندارد حفاظت از سوابق در برابر آتش‌سوزی برای مراکز آرشیوی و بایگانی‌ها تهیه شده که بتوانند در مقابل آتش‌سوزی و سوانح ایمن باشند. حال ما بیاییم بگوییم که این امر تنها به آرشیو ملی اختصاص دارد و از ارائه آن به سایر مراکز خودداری کنیم؟ به نظر من این مسائل و اظهارنظرها قدری غیرمنصفانه است. البته این گفته شما برای ما این پیام را دارد و بیش از پیش، این مسئولیت را ایجاد می‌کند که سطح ارتباط با جامعه مخاطب را بیشتر و بهتر گسترش دهیم.
در برخی از سازمان‌ها دستگاه کاغذخردکن وجود دارد، نظر شما درباره این دستگاه در ادارات و سازمان‌ها چیست؟
اولا اسناد و سوابق دولتی را بدون داشتن مجوزهای قانونی شورای اسناد ملی نمی‌توان امحا کرد. برای نمونه ماده 544 قانون مجازات اسلامی در مورد امحای اسناد مصوب هشتم مرداد 1370 کمیسیون قضایی مجلس شورای اسلامی و اصلاحیه آن که در هفتم آذر 1370 به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسیده بیان می‌کند «هرگاه بعضی یا کل نوشته‌ها یا اسناد یا اوراق یا دفاتر یا مطالبی که در دفاتر ثبت و ضبط دولتی مندرج یا در اماکن دولتی محفوظ یا نزد اشخاصی که رسما مامور حفظ آنها هستند، سپرده شده باشد، ربوده یا تخریب یا برخلاف مقررات معدوم شود، دفتردار و مباشر ثبت و ضبط اسناد مذکور و سایر اشخاص که به واسطه اهمال آنها جرم مذکور وقوع یافته است، به حبس از شش ماه تا دو سال محکوم خواهد شد.»
اما به طور خیلی کلی به نظر می‌رسد نفس استفاده از این دستگاه برای از بین بردن برخی نوشته‌ها که قانونا امحای آنها مجاز باشد، مشکلی ندارد. فرض بفرمایید من پیش‌نویس نامه‌ای را که به صورت سند تولید نشده است و مثلا در همان حالت چرک‌نویس بوده یا یادداشت خصوصی و غیر اداری یا مثلا شماره تلفنی است که اصل آن را در دفتر تلفن وارد کرده‌ام، به هر صورت سند نیست، با دستگاه کاغذ خرد‌کن از بین برده‌ام؛ امحای این امر چه مشکلی ایجاد می‌کند؟ اما فراموش نباید کرد که باید بر این نکته تاکید هم شود که متولیان سازمان باید واحدهایی را که مجاز به استفاده از این دستگاه هستند، و موارد استفاده از آن را مطابق قانون و مقررات مشخص کنند. بالاخره دستگاه کاغذ خرد‌کن، خطر بالقوه برای اسناد و مدارک است.
در گزارشی که ایبنا از کتابخانه تخصصی مطالعات آرشیوی و تاریخ معاصر تهیه کرد متوجه شدیم این کتابخانه دوربین و سیستم امنیتی ندارد. چرا این مهم تا کنون انجام نشده است؟
تا اندازه‌ای حق با شماست؛ برخی قسمت‌‌های این نیم طبقه که کتابخانه تخصصی در آن واقع شده فاقد دوربین است و گیت‌های(دروازه‌های) تردد فعال نیست. خوشبختانه در بازدیدی که معاون محترم پشتیبانی سازمان مهندس هاشم‌زاده و مدیرکل محترم حراست نصیری‌پور داشتند این مشکل مطرح شده و امیدواریم که تا پایان سال به طور کلی حل شود.
مجمع مهتاب که آرشیو ملی در آن عضویت دارد چه کمکی می‌تواند به پژوهشگرانی کند که خواهان برخی اسناد درباره رویدادهای انقلاب اسلامی از موسسه‌ها یا مرکز اسنادی هستند اما آن موسسه یا مرکز از دادن اسناد خودداری می‌کنند؟
اگر پژوهشگران برای دریافت اسناد به ما مراجعه کنند تمام تلاش ما بر این است که اسناد را در اسرع وقت در اختیار آنها قرار دهیم. ضمن این‌که آرشیو ملی در کشور تنها یک دستگاه است و هیچ مرکز دیگری به نام آرشیو ملی نداریم و اگر هر سازمان دیگر به شکل آرشیو موضوعی یا آرشیو سازمانی در حوزه اسناد کار می‌کند، وظایف ما را از بین نمی‌برد، اما اگر موسسه‌ای اسناد خودش را در اختیار پژوهشگران قرار نمی‌دهد تلاش خواهیم کرد با رایزنی به دسترسی اسناد آنها به پژوهشگران کمک کنیم.
سه‌شنبه ۲۸ بهمن ۱۳۹۳ - ۰۸:۰۵
نظر شما