خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا)، هفته جهانی آرشیو بهانه‌ای خوبی بود که نگاهی به آرشیو ملی داشته باشیم و در گفت و گوی با کارشناسان این حوزه، به رویکرد و اهداف مورد توجه این سازمان دست پیدا کنیم. برای همین سراغ گفت‌وگو با مهندس علی زرافشان، معاون اسناد رفتیم و به بررسی چگونگی آرشیوسازی در ایران، بررسی علل محدودیت به دسترسی اسناد و ... پرداختیم. یکی از افرادی که ناآشنا با محیط آرشیو نیست، فریبرز خسروی، معاون اجرایی سازمان اسناد و کتابخانه ملی است، یکی از افرادی که موافق ادغام آرشیو با کتابخانه ملی است و هنوز از آن دفاع می‌کند. اگرچه این نظر نیاز به بررسی دارد و پس از گذشت 50 سال از تاسیس آرشیو ملی و بیست سال از ادغام آن با کتابخانه ملی، کارشناسان باید نظر دهند که تا چه اندازه این تصمیم درست بوده است. اما فارغ از درست یا غلط بودن ادغام آرشیو با کتابخانه ملی، مباحثی مانند بودجه آرشیو، فرایند دیجیتال‌سازی و به کارگیری نیروهای مجرب آرشیو سوالاتی بود که با معاون اجرایی سازمان اسناد و کتابخانه ملی در میان گذاشته شد. مشروح این گفت‌وگو را در ادامه می‌خوانید:
 
از زمانی که آرشیو ملی به زیرمجموعه کتابخانه ملی پیوست، چه تغییرات مثبتی داشته است؟
تغییرات مثبت در این حوزه در چند بخش صورت گرفته است؛ نخست اینکه تا قبل از آمدن آرشیو زیر نظر کتابخانه ملی، کار آکادمیک و منسجمی در این حوزه انجام نشده بود و اصولا شکل‌دهی واقعی پژوهشکده اسناد پس از انتقال انجام شد. زیرا خود سازمان اسناد ردیف استخدامی هیات علمی نداشت، لذا نتوانسته بودند، آن‌طور که باید پژوهشکده را شکل بدهند. پس از ادغام آرشیو ملی با کتابخانه ملی باعث شد که پژوهشکده شکل بگیرد و کارهای پژوهشی، آکادمیک و منسجمی انجام شود. اما تغییر بعدی در حوزه مدیریت اسناد بود که قبل از پیوستن به کتابخانه ملی کمتر به مقررات آرشیو جهانی توجه شده بود، بعد از ادغام با عنایت به پروتکل‌هایی که خود کتابخانه ملی در حوزه مارک داشت، منجر به این شد که مصوبات آرشیو با سازمان جهانی آرشیو منطبق و با مارک ایران منتشر شود که این شیوه شکل منسجمی را برای کارکرد نمایه‌سازی و مستندسازی اسناد کشور رقم زد.
 
چارت جدید آرشیو ملی چه تفاوتی با چارت قبلی داشت؟
در چارت قبلی توجه کمتری به منابع دیجیتال شده بود، به عبارتی در آن منابع دیجیتال چندان پررنگ نشده بود. اما در چارت جدید سعی شده منابع دیجیتال چه در حوزه سندی و چه کتابی به لحاظ گردآوری، پردازش و اطلاع‌رسانی توجه شود و به رده‌های سازمانی متفاوتی شکل دهد و اجرایی شود. بنابراین در چارت قبلی خیلی به منابع دیجیتال توجه نشده بود، اما در چارت جدید به شکل مشخص به آن پرداخته شد.
 
آیا درست است که در چارت جدید، دیجیتال‌سازی اسناد دیگر زیر نظر معاون آرشیو ملی نیست؟
وقتی فناوری نوین طرح می‌شود، دیگر در آن چندان زیر نظر بودن مطرح نیست، به طور طبیعی مباحث گردآوری منابع به بخش دیجیتال سپرده می‌شود که کاملا یک کار فنی است، اگرچه ممکن است تعیین تکلیف و اطلاع‌رسانی در اختیار معاونت اسناد خواهد بود که به آن بپردازد.  
 
در حال حاضر اطلاع دقیقی از نحوه و میزان دیجیتال‌سازی آرشیو نداریم، دیجیتال‌سازی در کجا انجام می‌شود و چه تغییراتی در آن رخ داده است؟
اصطلاحی که به کار می‌برید، باید به صورت دقیق‌تر باشد، زمانی بحث دیجیتال‌سازی مطرح است که در واقع به منظور دیجیتال‌سازی اسناد کاغذی باشد. در حالی که امروز بحثی مطرح است که کمتر در ادارات دولتی سند کاغذی تولید می‌شود و بیشتر تبادلات اداری بر اساس اتوماسیون اداری است. برای همین ما باید دو برنامه داشته باشیم، نخست برنامه‌ای برای اسناد کاغذی که باید دیجیتال شود و دیگر اینکه باید برنامه‌ای برای اداراتی که اسناد را دیجیتال‌زاد تولید می‌کنند، داشته باشیم. لذا برای هر دو این اسناد برنامه‌ای وجود دارد. اما باید یادمان باشد در دنیا معمولا همه اسناد را دیجیتال‌سازی نمی‌کنند و بسیار کم اسناد کاغذی دیجیتال‌سازی می‌شود، این ذهنیت که همه اسناد کاغذی باید دیجیتال شوند، ذهنیتی غیرعلمی است و در اغلب کشورها زیر 10 درصد و برخی دیگر پایین‌تر از 5 درصد اسنادشان دیجیتال‌سازی می‌شود. بنابراین برای ما هم دیجیتال‌سازی باید در حد 5 درصد باشد که تا کنون به آن عمل شده است.
 
پس در حال حاضر دیجیتال‌سازی اسناد را کدام بخش به عهده گرفته است؟
فرقی نمی‌کند اسکن کردن اسناد یا به قولی دیجیتال‌سازی کجا انجام می‌شود، مهم بحث پردازش اسناد است که به طور طبیعی فرایند پردازش اسناد کاغذی باید در خود معاونت اسناد انجام شود و حال بحث پس از اسکن شدن اسناد است که در میان ذخیره‌گاه‌ها قرار گرفت و نحوه کار به صورت فنی چگونه باید صورت بگیرد، به طور طبیعی در جای دیگری انجام می‌شود.

اما هنوز نگفتید که این پروسه به کجا واگذار شده یا مسئول دقیق آن چه کسی است؟  
پردازش اسناد کاغذی در معاونت آرشیو انجام می‌شود اما فرایند اسکن اسناد در اداره کل دیجیتال با استفاده از متا دیتایی که خود معاونت اسناد پدید آورده، صورت می‌گیرد.     
 
بودجه آرشیو ملی چه قدر است؟با توجه به اینکه در زمان صالحی‌امیری بودجه کتابخانه ملی سه برابر شد اما به نظر می‌آید این رشد بودجه در تجهیزات آرشیو به ویژه در تالار پژوهش یا کتابخانه آن نمودی پیدا نکرده، نظر شما چیست؟
من نمی‌دانم به شما چه گفته‌اند، اما بودجه کتابخانه و سازمان اسناد ملی 80 درصد آن بودجه پرسنلی است. آیا این پرسنل در معاون اسناد نیز حضور دارند یا خیر؟ به عبارتی معاون اسناد نیز مانند سایر معاونت‌های کتابخانه ملی یکسری پرسنل دارد که حقوقشان از بودجه پرسنلی پرداخت می‌شود. لذا 80 تا 85 درصد از بودجه سازمان صرف پرسنل آن می‌شود، بقیه آن نیز سالانه در یک شورا مصوب شده و به هر یک از معاونت‌ها تخصیص داده می‌شود. اگرچه برخی اوقات بودجه تخصیص داده می‌شود، اما برخی مواقع پرداخت بودجه از سوی سازمان برنامه و بودجه کمتر از رقم اعلام شده بوده است. از طرفی بودجه به آرشیو نیز مانند سایر معاونت‌ها تا جایی که اطلاع دارم، پرداخت می‌شود و تفاوتی با سایر معاونت‌ها ندارند.
 
قبل از اینکه بودجه افزایش پیدا کند، سازمان اسناد و کتابخانه ملی تعداد معینی پرسنل داشت، آیا با افزایش بودجه تعداد پرسنل افزایش پیدا کرده یا حقوق آنها افزایش محسوسی داشته که بخش عمده بودجه صرف پرسنل می‌شود؟
نیروهای کتابخانه ملی قبل از ادغام آرشیو بسیار کمتر از امروز بود، چنین نیست که معلوم نباشد بودجه در کجا صرف شده است و ریز همه این موارد مشخص است.
 
 منظورم 3 برابر شدن بودجه کتابخانه ملی در زمان ریاست صالحی‌امیری تا به امروز است.  
قبل از افزایش بودجه کتابخانه ملی بیشترین هزینه پرداخت حقوق پرسنل بوده و بعد از افزایش نیز همین مساله وجود دارد. لذا میزان هزینه از بودجه برای پرداخت پرسنل قبل و بعد از افزایش آن تفاوتی ندارد. فرض کنید امسال که بودجه ما افزایش پیدا نکرده، حقوق و دستمزد با افزایش روبه‌رو بوده است، لذا نسبت حقوق و دستمزد مرتب بالا می‌رود و بیشترین بخش بودجه را به خود اختصاص می‌دهد. اگرچه این رویه تنها ویژه کتابخانه ملی نیست و برای بسیاری از سازمانها و نهادهای دولتی به این شکل است که بین 75 تا 80 درصد بودجه صرف پرداخت دستمزد پرسنل می‌شود.
 
با همه این توضیحات، کامپیوترهای تالار پژوهش آرشیو و کتابخانه بسیار قدیمی است و گاهی وسط جستجوی اسناد یا کتاب‌ها دچار مشکل می‌شوند، برای این مشکل هیچ فکری نشده است در حالی که قیمت اسناد در زمان معاونت قبلی آرشیو افزایش پیدا کرد؟
به دلیل مدت کمی که در آرشیو ملی به عنوان سرپرست حضور داشتم از این جزئیات اطلاعی ندارم. اما در مجموع سعی می‌شود، نیازهایی که وجود دارد در حد امکانات برآورده شود. اما طبیعی است در کتابخانه ملی که روزانه بین 1200 تا 1500 میلیون نفر مراجعه کننده دارد. از این میزان مراجعه کننده اطلاع داشتید؟

به صورت دقیق خیر.
در روزهای اوج مراجعه به کتابخانه ملی حتی از این تعداد هم بیشتر است، لذا میزان امکانات و کیفیت آنها متفاوت است با ساختمانی که روزانه بیش از 4 یا 5 نفر مراجعه‌کننده دارد. بنابراین ضرورت دارد که بیشتر به قسمتی توجه کنیم که مراجعه‌کننده بیشتری دارد و این رویه غیرطبیعی نیست. در عین حال که در آنجا نیز سعی شده تا جایی که مقدور هست، امکانات درستی در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار بگیرد.
 
معاون آرشیو ملی با توجه به اطلاعاتی که از ایشان در فضای مجازی وجود دارد، بازنشسته هستند؟ ضمن اینکه رشته ایشان ربطی به آرشیو یا تاریخ ندارد؟
 بازنشسته نیستند، زیرا اگر چنین وضعیتی داشتند به لحاظ حقوقی اجازه حضور در سمت معاونت آرشیو را نداشتند. نکته دوم، زرافشان مدرک کارشناسی کامپیوتر دارند و کارشناسی ارشد کتابداری هستند. چگونه مرتبط با آرشیو نیستند.
 
کتابداری ربط چندانی با آرشیو ندارد.

چه کسی گفته که معاون آرشیو ملی باید رشته تحصیلی‌اش تاریخ یا سندشناسی و سندپژوهی باشد؟ اشتباهی که در کشور ما رخ داده و برخی ناخودآگاه به آن دامن می‌زنند، این است که مدیریت آرشیو را بر اساس رشته آرشیو یا تاریخ می‌سنجند. در حالی که اسناد وقتی به آرشیو ملی فرستاده می‌شوند، باید نمایه‌سازی و رده‌بندی شوند و کارهای به اصطلاح پردازش بر روی آنها انجام شود، این کار مربوط به چه رشته‌ای است؟ به چه علت رشته آرشیو طبق مصوب وزرات علوم ذیل کتابداری تعریف شده است؟

این توضیح شما ربط چندانی به پرسش ما نداشت و این دو رشته دو حوزه کاملا جدا از هم هستند.    

به نظرم سوال شما چندان منطقی نیست. زیرا وقتی رشته‌ای ذیل یک گروه تعریف می‌شود، به خود مادر گروه بیشتر شبیه است تا به رشته دیگری.
 
اگر رشته کتابداری در حوزه آرشیو کارآیی داشت، چرا معاون فعلی اسناد با رشته تحصیلی کتابداری چند مشاور در حوزه آرشیو دارد؟
چه مشاورانی؟ نام مشاورشان؟
 
مهندس زرافشان گفتند که یک مشاور ارشد و چند مشاور در حد کارشناس دارند

مشاور گرفتن ضرری ندارد. هر معاونی می‌تواند چندین مشاور داشته باشد اما باید به این نکته توجه داشته باشید که رشته آرشیو به تازگی دایر شده و ما اصلا متخصص آرشیوی که بر آن اصرار دارید، در کشور نداریم. لذا لفظی که به کار می برید باید یک نمود بیرونی داشته باشد، اگرچه به تازگی دانشگاه تهران و الزهراء فارغ‌التحصیل ارشد آرشیو و مطالعات آرشیوی داشتند. بنابراین اینکه ادعا کنیم از سی سال پیش متخصصان آرشیو داشتیم، چنین چیزی نبوده است، بلکه در این حوزه افرادی وجود داشتند که به صورت تجربی کار کردند. از طرفی این‌که تصور کنیم نزدیکی رشته تاریخ با آرشیو بیشتر از کتابداری است به نظرم چنین اندیشه‌ای هم درست نیست.
 
به نکته خوبی اشاره کردید، وجود افرادی که به صورت تجربی بر اسناد کار کردند. در حال حاضر نیروهای کارآیی در آرشیو وجود دارند که پشتوانه و تجربه سال‌ها کار در آرشیو را دارند، چرا باید فردی از بین بیرون و بدون تجربه اسنادی معاونت آرشیو را به عهده بگیرد؟   
چنین سوالی را باید از رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی بپرسید نه از من.  

در حال حاضر این سوال را از کسی می‌پرسم که یکی از نیروهای قدیمی کتابخانه ملی است.

به نظرم برای مدیریت آرشیو نزدیک‌ترین رشته برای مدیریت منابع اطلاعاتی کتاب، سند، دیجیتال یا غیردیجیتال رشته علم اطلاعات و دانش‌شناسی است. این نظر شخصی من است و معتقدم چنین افرادی بهتر می‌توانند چنین نهادهایی را سرپرستی کنند. زیرا از وقتی که کتابخانه ملی و سازمان اسناد ادغام شدند به شدت اعتقاد دارم که کار منسجم‌تر و علمی‌تر جلو رفته است.
 
اما قدیمی‌های آرشیو و بسیاری از کسانی که آرشیو سر و کار دارند، چنین نظری ندارند؟

طبیعی است که وقتی افرادی تعصب جایگاهی دارند، چنین چیزی را نپذیرند، من به آنها حق می‌دهم.

در حال حاضر افرادی که در سازمان اسناد و کتابخانه ملی کار می‌کنند برای پست‌های بالاتر نمی‌توانند پاسخگوی نیازهای مجموعه باشند که از بیرون نیروهایی بدون داشتن تخصص به کار گرفته می‌شود؟  

طبیعی است که وقتی روسای جدید به سازمان اسناد و کتابخانه ملی می‌آیند این آزادی عمل را دارند که با چه افرادی بهتر می‌توانند کار کنند. من با نظر شما موافق هستم که ما هر چه قدر بتوانیم از نیروهای درون سازمان استفاده کنیم، اثر بهتری در بلندمدت برای ماندگاری در درون سازمان داشته باشد. اما طبیعی است با مطالعاتی که تیم‌های جدید انجام می‌دهند تا بررسی کنند  از نیروهای داخلی استفاده کنند یا خارجی. اگرچه در داخل خود سازمان نیروهای بسیار خوب و ارزنده‌ای داریم که می‌توانند در پست‌های مدیریتی به کار گرفته شوند و سعی هم می‌شود که از آنها استفاده شود و این طور نیست که خدایی ناکرده کنار زده شوند و نخواهند از آنها بهره گرفته شود.