به گزارش خبرگزاري كتاب ايران(ايبنا)، اثر حاضر، راه‌هاي گزارش‌نويسي؛ از پايان‌نامه‌هاي دانشگاهي گرفته تا گزارش‌هاي اداري را از نظر علمي و عملي بازگو مي‌كند.
يكي از سرفصل‌ها و مواد آموزش ضمن خدمت كاركنان دولت، «گزارش‌نويسي» است كه كم و بيش با آن آشناييم چون بخش‌هايي از آن در دوران متوسطه يعني سه سال آخر دبيرستان تدريس مي‌شود. همچنين در نظام آموزش عالي در هر سه سطح آموزشي (كارشناسي، كارشناسي ارشد و دكترا) نيز تقريبا همين درس با عناويني اندك متفاوت مانند روش‌شناسي، متدولوژي، روش تحقيق يا كارگاه تحقيق در برنامه‌هاي آموزشي گنجانده شده اند.
افزون بر آن و به نوعي در تكميل همين سرفصل، دانشجوي مقطع كارشناسي ارشد (حتي گاهي كارشناسي) و دكترا براي فراغت از تحصيل، موظف به نوشتن پايان‌نامه است كه خود، يك گزارش تحصيلي محسوب مي‌شود. در هر حال، كاميابي در هر يك از اين دو مقطع در گرو موفقيت در گذراندن پايان‌نامه است.
بر اساس مطالب كتاب، گزارش تحصيلي با اين فرض براي دانشجويان الزامي شده است كه استادان از يك‌سو مجموعه توانايي و اندوخته علمي دانشجو را در ترازوي نقد بگذارند و ارزيابي كنند و از سوي ديگر، ميزان سلطه او را بر شيوه پژوهش و به كارگيري فنون علمي بيازمايند و بديهي است كه اگر در جلسه دفاعيه كار به تعارف و تساهل علمي نمي‌گذشت، گزارش تحصيلي يكي از بهترين ابزارهاي ارزيابي ميزان دانش و تسلط دانشجو بود. البته ناگفته نماند كه در نزد بعضي از استادان هنوز جايگاه خود را حفظ كرده است.
در نظام اداري، «گزارش» اهميتي دو چندان مي‌يابد، زيرا يكي از ابزارهاي عمده مديريتي است. مديريت توانمند، كارا و اثربخش، به‌ويژه مديريت انساني كه به حكم منطق بايد مورد نظر نظام اداري هر كشور باشد، بر پايه آگاهي و شناخت شكل مي‌گيرد و شناخت و آگاهي نيز خود در سايه دانش و بينش به دست ميآيد.
متن‌ها و سندهاي گوناگون ديداري و شنيداري به آگاهي و خودآگاهي كمك مي‌كنند، اما اين‌گونه منابع بيشتر در خدمت اطلاعات عمومي و شناخت كلي مديران و كاركنان قرار مي‌گيرند و كمتر به محيط كاري و حرفه‌اي آنان مي‌پردازند. شناخت محيط اداري در گرو مطالعه اسناد و مدارك و منابع كاملا حرفه‌اي است كه يكي از مهم‌ترين آنها «گزارش» است. گزارش هم مي‌تواند پيشينه يك محيط اداري را روشن و هم به موازات آن وضع كنوني آن را تبيين كند. در نتيجه، هم مي‌تواند رابطه درون سازماني را بهبود بخشد و آن را عملي‌تر و هم به تنظيم رابطه برون سازماني مدد كند.
«گزارش» مبنايي عقلاني و علمي براي تصميم‌گيري مديران فراهم مي‌كند و سبب مي‌شود كه مسائل و موضوعات گوناگون اداري از سال‌هاي نخست ورود به خدمت تا خروج از آن، يعني از استخدام تا بازنشستگي، در سايه تصميمات سنجيده يا كمترين آزمون و خطا حل و فصل شود و اين فراهم نمي‌شود، مگر در سايه دانايي.
همچنين يكي از معتبرترين و پاك‌ترين سرچشمه‌هاي دانايي، گزارش‌هايي‌اند كه از پيش تنظيم شده، يا به خواست و اراده مدير تهيه و تنظيم مي‌شوند. پس مي‌توان گفت كه گزارش به‌ويژه گزارش‌هاي مكتوب، يكي از بنياني‌ترين و بنيادي‌ترين ابزار اطلاع‌رساني و آگاهي سنجي به شمار مي‌رود و به همين دليل، يكي از سرفصل‌هاي آموزشي كاركنان و مديران را سرفصلي به نام گزارش‌نويسي تشكيل مي‌دهد و كاركنان جواني كه سال‌هاي نخست خدمتي خود را سپري مي‌كنند، اغلب به عنوان كساني كه ممكن است در طول عمر خدمتي خود روزي به عنوان گزارش‌نويس دست به قلم ببرند، لازم است در اين مورد بيشتر تكرار و تمرين كنند و كارگزاراني كه در رده‌هاي بالاتر و اغلب در مقام سفارش دهنده گزارش به خدمت مشغولند نيز از طريق مطالعه گزارش، بر دانسته‌ها و تجربيات خود بيفزايند.
چرا گزارش مي‌نويسيم؟
هدف گزارش‌نويسي، گردآوري اطلاعات لازم براي تصميم‌گيري است. فرض كنيم كه مدير كارخانه‌اي مي‌خواهد محصول نويني به توليد كارخانه‌اش بيفزايد و براي اين محصول «واحد» جديدي تاسيس كند. در اين حال براي تصميم‌گيري بايد از آخرين ارقام و آمار توليد، (آمار روز) قيمت تمام شده، ميزان ظرفيت كارخانه، تعداد كارگران نوبتي و غيرنوبتي مورد نياز براي توليد محصول جديد، مواد مورد نياز و تامين مقدار اضافي مواد اوليه، اطلاعات كاملي داشته باشد. بنابراين، از حسابداري، قيمت تمام شده محصولات قبلي و نيز محصول جديد را مي‌خواهد. حسابداري ناگزير است نحوه محاسبه و پيشنهادها را طي گزارشي به اطلاع مدير كارخانه برساند. به همين ترتيب ساير قسمت‌هاي مربوط، گزارش‌هايي تنظيم و به مدير كارخانه تسليم مي‌كنند. مدير كارخانه با بررسي اين گزارش‌ها در مورد توليد واحد جديد تصميم مي‌گيرد و به قسمت‌هاي مربوط دستور مي‌دهد.
تعريف گزارش
با توجه به گوناگوني و گستردگي دامنه گزارش و انواع مختلف آن، به دست دادن تعريفي كه مورد وفاق همگاني يا جامع و مانع باشد، دشوار به نظر مي‌رسد. بديهي است بين يك گزارش ورزشي با يك گزارش قضايي تفاوت زيادي وجود دارد. گزارش بازرسان تاسيسات هسته‌اي كره شمالي نوعي گزارش است و گزارش يك خبرنگار از يك استاديوم ورزشي هم گزارش محسوب مي‌شود. بنابراين، آوردن تعريفي كه دربرگيرنده همه انواع گزارش باشد، دشوار است، ولي از آنجا كه مشتركاتي بين همه انواع گزارش‌ها وجود دارد، شايد بتوان تعريفي ارائه داد كه خوانندگان تا حدودي به زباني مشترك و به درك و فهمي يكسان و يا نزديك به هم، دست يابند. بنابراين مي‌توان گفت كه
گزارش، مجموعه‌اي از داده‌ها و اطلاعات است كه به صورت روش‌مند و به منظوري خاص تهيه و تنظيم مي‌شود.
انواع گزارش
نويسنده در اين كتاب به دسته‌بندي انواع گزارش مي‌پردازد. به عقيده او، گزارش را از ديدگاه‌هاي مختلف مي‌توان به انواعي تقسيم كرد. يكي از آنها تقسيم گزارش بر حسب محتواست كه مي‌تواند به دو نوع تخصصي يا عمومي تقسيم شود.
گاهي گزارش را بر حسب كميت و اندازه تقسيم‌بندي مي‌كنند كه در اين صورت، گزارش به دو نوع كوتاه و بلند تقسيم مي‌شود. گاهي از نظر سبك ارائه، آن را در نظر مي‌گيرند كه از اين ديدگاه به دو نوع ديداري و شنيداري يا كتبي و شفاهي تقسيم مي‌شود. گاهي گزارش را بر مبناي زمان تقسيم مي‌كنند كه در اين صورت آنها را گزارش‌هاي ادواري و اتفاقي مي‌نامند. زماني نيز گزارش را بر بنيان تهيه كننده گزارش، به دو نوع فردي و گروهي دسته‌بندي مي‌كنند و سرانجام، تقسيم گزارش بر مبناي هدف است كه در اين صورت صحبت از 10 نوع گزارش به ميان ميآيد كه فهرست‌وار عبارتند از؛ گزارش كار، گزارش حقايق امر، گزارش فني، گزارش علل مساله، گزارش راه حل مساله، گزارش اطلاعي، گزارش مشورتي، گزارش انتقادي، گزارش تحصيلي و گزارش‌هاي عمومي.
به نظر مي‌رسد فهم و شرح اين نوع گزارش‌ها چندان مفيد فايده نباشد، به جز گزارش عمومي كه دربردارنده انواع گزارش‌ها به غير از گزارش تحصيلي است. از اين‌رو، در مورد گزارش عمومي و انواع آن در اين كتاب، توضيحي به اجمال داده شده است.
چاپ نخست كتاب «گزارش‌نويسي» در شمارگان 3000 نسخه، 96 صفحه و بهاي 25000 ريال راهي بازار نشر شد.
یکشنبه ۲۹ خرداد ۱۳۹۰ - ۱۰:۴۹
نظر شما