به گزارش خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا)، غرفه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، همزمان با روز اسناد ملی در بیست و یکمین نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران، حضور فعالی دارد.

در این غرفه اسناد و آثاری چون: «بهجت الروایح، رساله در علوم موسیقی از قرن ششم اثر عبدالمومن بن صفی الدین وشمگیر جرجانی اهدایی به سلطان محمود غزنوی»، «شرح اشارات ابن‌سینا اثر خواجه نصیرالدین طوسی از قرن هفتم به خط مولف»، «رساله جهادیه از میرزا بزرگ قائم مقام» که درباره مقابله با قوای اشغالگر روسیه در ایران در اوایل قاجار نگاشته شده، بخشی از کتاب «الوافی اثر ملامحسن فیض کاشانی» که به خط نسخ در دوره صفویه نوشته شده و چند سند دیگر عرضه شده‌اند.

علاقمندانی كه به این غرفه می آیند می‌توانند علاوه بر استفاده از این اسناد، سوالات خود را مبنی بر چگونگی استفاده از اسناد تاریخی و کتاب های کتابخانه ملی مطرح کنند.

فریبرز خسروی، معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این باره می گوید: هر سند دولتی بعد از ۱۵ سال راکد می شود و طبق قانون باید به سازمان اسناد سپرده شود. در این بین برخی که ارزش نگهداری و ماندگاری ندارند، مانند برگه‌های مرخصی امحا و برخی دیگر مانند مکاتبات بین دستگاه‌ها و اسناد مالی حفظ می‌شوند. در این بین اسناد قوه قضاییه و وزارت امور خارجه خیلی مهمند. 

وی به سه اداره شناسایی و گردآوری، اداره ارزشیابی اسناد و اداره مخازن و اطلاع رسانی اشاره می‌کند که هریک وظیفه خاص خود را دارند. خسروی می گوید: اسنادی که در مرحله ارزشیابی، واجد شرایط ارزش نگهداری دایمی تشخیص داده می‌شوند بنا به اولویتهای از پیش تعیین شده که عمدتا بر پایه دو عنصر «اهمیت» و«قدمت» هستند به بخش تنظیف و ضدعفونی ارسال، سپس به واحد تنظیم و توصیف منتقل می‌شوند. در این بخش ضمن بررسی و مطالعه محتوای آنها، فهرست موضوعی و توصیفی (محتوایی و فیزیکی) اسناد تهیه و در چارچوب عناصر اطلاعاتی مندرج در کاربرگه‌های تنظیم و توصیف، ثبت می‌شوند. 

بدین ترتیب بعد از سپری شدن این مراحل این اسناد به بخش آرشیو ملی سپرده می‌شوند که از مهمترین وظایف آرشیو ملی برنامه ریزی برای شناسایی ، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دایمی است.