ندا شهماری، مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی در گفت‌و‌گو با خبرنگار خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا)، درباره تعداد اسناد موجود در این کتابخانه و دسته‌بندی آن‌ها اظهار کرد: آرشیو مرکز اسناد کتابخانه مجلس تنها آرشیو قوه مقننه است که تمام اسناد  مربوط به پارلمان و مجلس را در خود جای داده است. این اسناد شامل اسناد مکتوب و غیرمکتوب (دیداری و شنیداری) است.

وی  ادامه داد: اسناد مکتوب این مرکز شامل 24 دوره مجلس شورای ملی، هفت دوره مجلس سنا و دو دوره مجلس موسسان  است. اسناد مجلس شورای ملی نیز شامل اسناد کمیسیون‌ها، انتخابات، عرایض، قوانین و لوایح است که براساس دوره زمانی منظم طبقه‌بندی شده‌اند.

مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی افزود: به‌طور کلی 6‌میلیون و 500 هزار برگ سند در مرکز اسناد کتابخانه مجلس شورای اسلامی وجود دارد. 4 میلیون و 500 هزار برگ از این اسناد مربوط به قبل از انقلاب اسلامی و 2 میلیون برگ سند مربوط به بعد از انقلاب اسلامی است. 500 هزار برگ از این اسناد نیز به صورت خرید و اهدا  به مجموعه اسناد کتابخانه اضافه شده است.

شهماری با بیان اینکه در دوره‌های پیشین، آرشیوسازی به‌طور کلی کنار گذاشته شده بود و حتی آمار‌های غلطی از موجودی اسناد کتابخانه مجلس ارائه می‌شد، گفت:‌ براساس رف‌خوانی  و برگ‌شماری اسناد، آمار دقیق اسناد مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی مشخص شد؛ همچنین بعد از رف‌خوانی و برگ‌شماری دقیق اسناد؛ مشخص شد در پایگاه اطلاعاتی کتابخانه از یک رکورد اطلاعاتی، چندین رکورد مشابه وجود دارد. اکنون رکوردهای مشابه در حال حذف‌ شدن از پایگاه اطلاعاتی کتابخانه هستند.

اسناد عرایض؛ منحصر به فرد با  محوریت اجتماعی 
مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی درباره اسناد فرهنگی و اجتماعی موجود در کتابخانه مجلس گفت: از 4‌میلیون و 500 هزار برگ سند قبل از انقلاب اسلامی؛ یک میلیون و 200 هزار برگ سند مربوط به اسناد عرایض است که بخش بزرگی از  آن‌ها موضوعشان اجتماعی است و جزء اسناد منحصر به فرد کتابخانه مجلس محسوب می‌شوند.

وی افزود: به‌دلیل پراکندگی موضوعی در اسناد عرایض؛ بالغ بر هشت‌ماه زمان نیاز است تا بتوان اسناد مربوط به عرایض را طبقه‌بندی موضوعی کرد. زیرا برخی اسناد سیاسی، اجتماعی یا مربوط به چند حوزه همزمان هستند. 

بارگذاری همه اسناد مجلس شورای ملی تاپایان سال آینده 
شهماری درباره دیجیتال‌سازی اسناد کتابخانه مجلس گفت:  همه اسناد مجلس شورای اسلامی به‌طور کامل اسکن شدند و فقط 30 درصد اسناد قبل از انقلاب باید دیجیتال‌سازی شود. امیدواریم تا پایان سال آینده همه اسناد  قبل از انقلاب اسلامی با تعیین سطح دسترسی و طبقه‌بندی بر  روی وب‌سایت کتابخانه مجلس بارگذاری  شود تا محققان بتوانند از آن‌ها استفاده کنند. 

وی افزود: همه اسناد بعد از انقلاب اسلامی نیز اکنون اسکن شده‌اند و تا سه هفته آینده کار اکسل کل این اسناد نیز به اتمام می‌رسد. برای اسناد بعد از انقلاب اسلامی نیز کار ocr را انجام می‌دهیم؛ یعنی همه تصاویر و پی‌دی‌اف اسناد بعد از انقلاب تبدیل به متن قابل جست‌وجو خواهند شد. اسناد بعد از انقلاب اسلامی باید طبقه‌بندی شوند و میزان دسترسی عمومی و محرمانه بودنشان مشخص شود و 30 سال از زمان تولید سند آن‌ها بگذرد تا بتوان حتی فهرست‌نویسی را آغاز کرد.

مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی درباره دیجیتال‌سازی اسناد دیداری و شنیداری مرکز اسناد کتابخانه مجلس نیز گفت: در بخش اسناد دیداری و شنیداری نیز از ابتدای امسال تاکنون 1500 نوار کاست و  213 نوار وی اچ اس باکیفیت مطلوب دیجیتال‌سازی شدند و پیش‌بینی می‌کنیم تاپایان سال؛  2 هزار نوار کاست باقی‌مانده این بخش نیز به‌دلیل آسیب‌پذیر بودن با اولویت، دیجیتال‌سازی شوند.

 کمبود فضا برای نگهداری اسناد بعد از انقلاب 
شهماری درباره کمبود فضا و شرایط حفاظت و نگهداری اسناد در مرکز اسناد کتابخانه مجلس نیز گفت:‌ این مرکز برای نگهداری اسناد قبل از انقلاب مشکل کمبود فضا ندارد، اما برای اسناد بعد از انقلاب که مرتب بر حجم آن‌ها افزده می‌شود، با مشکل کمبود فضا رو‌به‌رو است. مرکز اسناد کتابخانه مجلس دارای سیستم اعلام و اطفاء حریق است و اسناد از نظر دما و رطوبت، مرتب از طریق بخش مرمّت کنترل می‌شوند.

وی افزود: اسناد به‌شیوه استاندارد و داخل قفسه‌ نگهداری می‌شود. سال گذشته برای جبران کمبود فضا حتی تعدادی از اتاق‌های کار کتابخانه مجلس را با تمهیدات استاندارد‌سازی به مرکز نگهداری اسناد تبدیل کردیم؛ به‌عنوان مثال، اسناد بعد از انقلاب اسلامی مانند اسناد کمیسیون اصل 90 و اسناد تحقیق و تفحص مجلس شورای اسلامی اکنون در اتاق‌های جدید با شرایط استاندارد مطلوب نگهداری می‌شوند.

اسناد قبل از انقلاب فهرست‌نویسی می‌شوند
شهماری با اشاره به اینکه تاکنون 80 درصد اسناد قبل از انقلاب اسلامی فهرست‌نویسی شده‌اند، گفت: اسناد قبل از انقلاب این مرکز در دو سال اخیر برگ‌شماری و رف‌خوانی شده است و پیش‌بینی می‌شود، همه اسناد قبل از انقلاب اسلامی تا اواسط سال‌ آینده فهرست‌نویسی شوند. فهرست‌نویسی 20 درصد باقی مانده از اسناد  قبل از انقلاب اسلامی از ابتدای خردادماه امسال آغاز شده و تا‌کنون 300 هزار برگ از این اسناد فهرست‌نویسی شدند. 

وی با بیان اینکه اکنون یک‌میلیون برگ سند از اسناد مجلس شورای ملی فهرست‌نویسی نشده‌اند، گفت: پیش‌بینی می‌کنیم تا اواخر سال آینده همه اسناد قبل از انقلاب اسلامی فهرست‌نویسی شوند.

تبدیل اسناد به کتاب به‌شیوه تخصصی انجام می‌شود
 مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی درباره شرایط تبدیل سند به کتاب در دوره مدیریت جدید گفت: اکنون شرایط تبدیل سند به کتاب برای اسناد بعد از انقلاب اسلامی فراهم نیست، زیرا ابتدا باید اطلاعات این اسناد استخراج و فهرست‌نویسی شوند تا بتوان این اسناد را تبدیل به کتاب کرد.

وی افزود: برای اسناد قبل از انقلاب نیز تا پیش از مدیریت جدید؛ کار ‌آرشیو، پژوهش و ارائه خدمات، همزمان پیش می‌رفت؛ به‌عبارت دیگر مرکز اسناد کتابخانه، همزمان کار خدمات و پژوهش را انجام می‌‌‌داد، اما در دوره جدید فعالیت پژوهش به مرکز پژوهش کتابخانه واگذار شده است؛ البته فهرست‌نویسی اسناد موجب می‌شود، محققان دغدغه چاپ کتاب از روی اسناد را نداشته باشند و به سهولت بتوانند از طریق کتابخانه دیجیتال مجلس شورای اسلامی به فهرست اطلاعاتی و تصاویر اسناد دسترسی داشته باشند.
 
خرید اسناد فقط با محوریت مجلس و پارلمان
شهماری درباره خرید اسناد در دوره مدیریت جدید کتابخانه مجلس گفت: براساس تفکر مدیریت جدید فقط اسنادی خریداری یا به‌عنوان اهداء پذیرفته می‌شود که موضوع آن‌ها مجلس و پارلمان باشد؛ درحالی‌که در سنوات گذشته هر نوع سندی خریداری می‌شد و البته این تفکر منطقی‌تر و تخصصی‌تر است. 

تبادل اسناد 6‌دوره مجلس میان کتابخانه ملی و مجلس
شهماری با بیان اینکه اخیرا تفاهم‌نامه‌ای را با کتابخانه ملی منعقد کردیم، اظهار کرد: براساس یک بند از این تفاهم‌نامه قرار است همه کسانی که برای اهدا، خرید و تبادل سند به کتابخانه مجلس مراجعه می‌کنند درصورت مرتبط نبودن موضوع سند برای نگهداری آن‌ها در این مرکز، آن‌ها را به سازمان اسناد ملی ارجاع ‌دهیم و آن‌ها نیز متقابل همین کار را انجام ‌دهند.

مدیر مرکز اسناد کتابخانه موزه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی گفت: براساس این تفاهم‌نامه‌ای که امسال میان کتابخانه ملی و مجلس منعقد شده، مقرر شد همه تصاویر اسناد دوره اول تا ششم مجلس که بنابرنظر رؤسای قبلی به مرکز اسناد کتابخانه ملی منتقل شده است، به کتابخانه مجلس تحویل داده شود.

 امضای تفاهم‌نامه با معاونت قوانین کتابخانه مجلس 
شهماری با اشاره به اینکه اواخر سال گذشته نیز با معاونت قوانین مجلس تفاهم‌نامه‌ای امضا کردیم و براساس این تفاهم‌نامه؛ تصاویر اسناد حوزه قانون‌گذاری به کتابخانه مجلس تحویل داده شد؛ همچنین مقرر شد اصل و فیزیک سندهای غیرتقنینی نیز از اوایل ما‌ه ‌آینده به کتابخانه مجلس تحویل داده شود.

اجرای طرح تقسیم‌بندی موضوعی اسناد
وی با اشاره به اجرای طرحی که از اوایل شهریورماه امسال در حال اجراست، گفت: براساس این طرح، علاوه بر فهرست‌نویسی که محتوا و چکیده اسناد را شرح می‌‌دهد، تقسیم‌بندی موضوعی نیز بر‌روی  اسناد انجام می‌‌شود تا دسترسی مخاطبان به موضوعات مشابه سهولت پیدا کند. اسناد براساس این طرح در یکی از بخش‌های سیاسی، اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی، نهادها‌، گروه‌ها و مجلس قانونگذاری تقسیم‌بندی می‌شوند.

مدیر مرکز اسناد افزود: با توجه به ضرورت و اهمیت توصیف موضوعی رویدادها، فعالیت‌ها و اسناد خاص پارلمانی، در تهیه این طرح، طبقه‌بندی موضوعی، توجه به واژگان موضوعی مرتبط با مجلس و قانون‌گذاری مورد توجه قرار گرفته و در واقع این طرح برای دسترسی به محتوای موضوعی اسناد برنامه‌ریزی شده است.