تاریخچه شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران چیست؟
اگر بخواهیم به اولین گام‌های شکل‌گیری شاخص‌های عملکرد به سال‌های ابتدایی دهه 1390 باز می‌گردد. در آن زمان برای نخستین‌بار در دفتر برنامه‌ریزی تصمیم گرفته شد که بر این موارد کار مطالعاتی اولیه انجام شود. بررسی مستندات نشان می‌دهد که فهرست اولیه‌ای با مرور برخی از تجارب جهانی و ترجمه آنها ایجاد شد و پس از آن در سال‌های بعد تلاش شد تا داده‌های اولیه برای فهرست مذکور گردآوری شود. البته در آن سال‌ها مقاومت بسیاری وجود داشت که جلوی حرکت پروژه را بگیرد. برخی از مدیران بر این باور بودند که شاخص‌های عملکردی کمکی به روند مدیریت نمی‌کند. این مقاومت‌ها موجب شد که پروژه تا حدود زیادی متوقف شود. در آغاز سال 1397 و پس از آن‌که چندین پروژه مدیریت تغییر مانند بازمهندسی فرایندها با رویکرد کایزن و مدیریت عملکرد کارکنان در دستور کار سازمان قرار گرفت، نیاز به احیاء و توسعه شاخص‌های کلیدی عملکرد به طور جدی مطرح شد. واقعیت این بود که احصا و بروزرسانی شاخص‌ها دیگر یک مُد مدیریتی محسوب نشده و یک نیاز حیاتی شمرده می شد. از سوی دیگر سازمان اداری و استخدامی کشور نیز در قالب جشنواره شهید رجایی نسبت به سنجش شاخص‌های عمومی و اختصاصی جدیت بیشتری نشان داده بود. همه این موارد موجب شد که پروژه به عنوان یکی از اولویت‌های نظام نوین برنامه‌ریزی سازمان تعریف شود.
شاخص‌های کلیدی عملکرد چیست؟ چه کمکی به مدیریت سازمان‌ها می‌کند؟ وضعیت دستگاه‌های دولتی کشور در این زمینه چطور است؟
یک اصل اساسی در مدیریت وجود دارد که هر چیز را نتوان اندازه گیری کرد، نمی‌توان مدیریت کرد. بنابراین شما برای اینکه هر تحولی ایجاد کنید اول باید بدانید کجا ایستاده‌اید و به کجا می‌خواهید بروید و برای اینکه بتوانیم درک درستی از موقعیت فعلی داشته باشیم می‌بایست سَنجه‌هایی را تعریف کنیم و در بازه‌های زمانی منظم مورد پایش قرار دهیم. تعریف سَنجه‌های عملکردی درست و پایش درست و دقیق این سَنجه‌ها اساس بحث شاخص‌های کلیدی عملکرد است. حرکت در مسیر اهداف استراتژیک بدون پایش مستمر شاخص‌های عملکردی درست میسر نخواهد شد؛ بنابراین هر سازمانی با هر نوع ماموریتی نیازمند شناسایی و تعریف KPI است.
مفهوم KPI در دنیا و ایران پدیده جدیدی نیست و چندین سال از طرح آن می گذرد، اما در نظام اداری کشور به نوعی همچون طفلی نوپاست که نیاز به توجه بیشتر دارد. چند سالی است که نظام اداری روی موضوع حساس‌تر شده ولی تا رسیدن به وضعیت مطلوب فاصله بسیار است. می‌توان گفت وضعیت مطلوب زمانی است که مدیران ارشد در تمامی دستگاه‌های اجرایی، تصمیمات کلیدی خویش را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد و سنجش دوره‌ای و مستمر آن بنا کنند. سنجش شاخص‌ها و در دسترس عموم قرار دادن اطلاعات بی‌واسطه آن یکی از نشانه‌های حرکت به سوی شفافیت و در راستای تحقق حقوق شهروندی است. هر شهروند ایرانی حق دارد بداند که هر دستگاه اجرایی در ماموریتی که برایش تعریف شده در قیاس با سایر کشورهای منطقه و دنیا در چه وضعیتی قرار دارد. یکی از پایه‌های سنجش عملکرد مدیران در هر سطحی نیز می‌بایست رصد شاخص‌های عملکردی آن حوزه باشد.
ثبت و ارائه داده‌های شاخص‌های کلیدی عملکرد کتابخانه ملی از لحاظ بین‌المللی چه اهمیتی دارد؟
همانطور که پیش‌تر نیز بیان شد، شاخص‌های کلیدی عملکرد قطب‌نما حرکت سازمان در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک به شمار می‌آیند. به طور مثال در بریتانیا، کتابخانه ملی این کشور که زیر نظر وزارت دیجیتال، فرهنگ، رسانه و ورزش فعالیت می‌کند، توافقنامه مدیریت سالیانه‌ای را با این وزارت‌خانه امضاء می‌کند که به صورت فصلی و سالیانه 14 شاخص کلیدی عملکرد خود را به وزارت‌خانه مذکور گزارش می‌دهد. این شاخص‌ها در راستای سند استراتژیک کتابخانه ملی بریتانیا و در حوزه‌های مالی، بازدیدکنندگان، استفاده از مجموعه‌ها، توسعه تعامل با پژوهشگران جوان، توسعه تعاملات ملی و بین‌المللی تعریف شده‌اند. یک رونوشت از گزارش مذکور نیز برای اطلاع عموم روی وب سایت کتابخانه ملی بریتانیا قرار داده می‌شود. لذا این نکته که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نیز همانند بزرگ ترین کتابخانه‌های ملی دنیا، داده های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکردی خویش را در معرض دید همگان قرار داده است، نشان از بلوغ تفکر مدیریتی در این سازمان است.
در احصاء شاخص‌های عملکردی کتابخانه ملی از کدام استانداردها استفاده شده است؟
برای به دست آوردن شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از چندین استاندارد و راهنما بین المللی استفاده شده است. یکی از این استانداردها، ایزو 11620 بوده که به شاخص‌های عملکردی برای کتابخانه‌ها پرداخته است. راهنمای دیگری که برای این پروژه مدنظر قرار داشته است، دست‌نامه منتشر شده ایفلا برای شاخص‌های عملکردی کتابخانه‌های ملی بوده است که آن هم برگرفته از ایزو 11620 و البته شاخص‌های عملکردی مورد استفاده در کتابخانه ملی بریتانیا، آلمان و استرالیا بوده است؛ اما استاندارد دیگری که به‌عنوان مبنا برای احصاء شاخص‌های عملکردی قرار گرفت، ایزو 28118 بود که ویژه کتابخانه های ملی ارائه شده است. البته این موارد صرفاً برای فرایندهای کتابخانه ملی و در پاره‌ای از بخش‌ها منابع دیجیتال به کار گرفته شد ولی در حوزه شاخص‌های عملکردی آرشیو ملی با توجه به آن‌که استاندارد ملی و بین‌المللی خاصی هنوز ارائه نشده است، با جلسات متعدد کارشناسی که به صورت درونزا برگزار شد، شاخص‌های عملکردی آرشیوی از اساس شکل گرفت.
مهم‌ترین شاخص‌های عملکردی کتابخانه ملی که اکنون به صورت برخط قابل مشاهده هستند کدامند؟
یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کتابخانه‌ها و آرشیوهای ملی میزان منابع در دسترس عموم است که نشان دهنده سطح بلوغ حفاظت از میراث مستند یک کشور است. در پیشخوان فعلی این امکان به وجود آمده است که آخرین تعداد هر یک از منابع سازمان به تفکیک فیزیکی و دیجیتال در معرض دید عموم قرار بگیرد؛ به طور مثال نرخ رشد ملموس موجودی منابع دیجیتال در سال 1399 به نسبت سال‌های قبل از طریق این داشبورد قابل مشاهده است.
در زمینه خدمات اسنادی نیز شاهد چند شاخص کلان هستیم که به نوعی بیانگر مهم‌ترین ماموریت‌های آرشیو ملی هستند. نرخ رشد ارزشیابی اسناد ملی که عملکرد ارزشیابی اسناد، نسبت به میانگین چهار ساله را نشان می‌دهد. دیگر شاخص اسنادی، پوشش فهرست نویسی اسناد ملی است که به عنوان شاخصی تاریخی مطرح است و با توجه به توسعه فهرست نویسی سطح ردیف که در سال‌های اخیر در سازمان به جدیت دنبال شد، این شاخص رشد محسوسی را نسبت به چند سال اخیر تجربه کرده است. اما شاید یکی از مهم‌ترین شاخص‌های اسنادی، متوسط زمان ارائه خدمات آرشیوی است که از 10 روز در سال 97 به 5 ساعت در سال 98 و 3 ساعت و 15 دقیقه در سال 99 کاهش یافته است.
در زمینه خدمات کتابخانه‌ای نیز با توجه به آن که بر اساس قانون واسپاری یکی از مهم‌ترین ماموریت‌های کتابخانه ملی گردآوری و مجموعه‌سازی منابع کتابی است، شاخص بین‌المللی «پوشش واسپاری نشر ملی» ارائه شده است. این شاخص در دو سال اخیر به دلیل راه اندازی سامانه پنجره واحد نشر که با همکاری وزارت فرهنگ و ارشاد، موسسه خانه کتاب و ادبیات ایران و کتابخانه ملی ایران انجام شده بود، رشدی شایان توجه داشته است. در سال جاری بیش از 90 درصد کتاب‌های منتشر شده در سال 1399 تاکنون به کتابخانه ملی واسپاری شده اند. این در حالی است که در چند سال پیش از آن در بهترین حالت به مرز 60 درصد پوشش یک ساله رسیده بودیم.
در این زمینه به کتابخانه‌های ملی بزرگی همچون بریتانیا و استرالیا نزدیک شده ایم . واقعیت آن است که در هیچ یک از کشورهای منطقه چنین شاخصی حتی محاسبه و سنجش هم نمی‌شود که بتوانیم خود را با آنها مقایسه کنیم؛ اما دیگر شاخص مهم این حوزه، پوشش سالانه فیپا(فهرست نویسی پیش از انتشار) است که نشان از تعداد کتاب‌هایی دارد که در یک سال در کشور منتشر می‌شوند و فیپا به آنها تخصیص پیدا می‌کند. این مورد نیز اکنون آمار 99 درصدی نشان می‌دهد که نشان از نظم بسیار بیشتر فرایند صدور فیپا دارد؛ البته بدیهی است که رشد در هر یک از این شاخص‌ها دو دلیل عمده دارد که یکی تلاش مستمر کارکنان و مدیران در معاونت‌های تخصصی و دیگری تغییرات فناورانه، سامانه سپاری و اصلاحات فرایندی اعمال شده در سال‌های اخیر است.
برنامه‌های آتی سازمان برای حفظ و توسعه شاخص های عملکردی چیست؟
شاخص‌های آرشیوی مرجع استانداردی ندارند و با توجه به مطالعاتی که انجام دادیم، تنها 10 کشور در دنیا شاخص‌های عملکردی آرشیوی دارند که بریتانیا، آمریکا، استرالیا، کانادا، برزیل و سوئیس از جمله آنها هستند. در سال ۱۳۹۷ برای نخستین‌بار شاخص‌های عملکردی آرشیوی نیز برای آرشیو ملی ایران تعریف شد و پس از برگزاری جلسات متعدد کارشناسی و مدیریتی این شاخص‌ها بهبود یافت؛ البته با توجه به آن‌که آرشیوهای ملی در سراسر دنیا علاوه بر ماموریت‌های مشترک، برخی وظایف اختصاصی نیز بر عهده دارند، بدیهی است که وجوه اشتراک و تفاوت نیز در شاخص‌های عملکردی پیشنهادی هر یک دیده شود. در سال ۱۳۹۹ تصمیم بر آن شد که با همکاری پژوهشکده اسناد، ضمن مطالعه عمیق شاخص‌های عملکردی آرشیوی دنیا و تعامل با ایکا (شورای جهانی آرشیو)، دسته بندی آرشیوهای ملی دنیا در قالب مدلی پیشنهادی ارائه شود که به زودی نتایج آن نهایی خواهد شد.
همچنین اقدام بعدی که در دستور کار دفتر برنامه ریزی و نظارت قرار دارد، توجه به وجوه کیفی شاخص های کلیدی عملکرد است که با در نظر داشتن ایزو 21248 که در سال 2019 نخستین ویرایش آن ارائه شد و به سنجش کیفیت در کتابخانه‌های ملی پرداخته است، شاخص های موجود بازنگری و به روزرسانی خواهد شد.
در پایان اگر سخنی دارید، بفرمایید
با توجه به تجاربی که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در سال های اخیر در زمینه احصا، بومی‌سازی و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد کتابخانه‌ای و آرشیوی به دست آورده است، آمادگی داریم به سایر کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاع‌رسانی کشور برای پیاده سازی و احصاء شاخص‌های کلیدی عملکرد اختصاصی یاری رسانیم. در پایان از همه خبرگان و متخصصان دعوت می‌کنیم تا با مراجعه به نشانی http://www.nlai.ir/dashboard ضمن مشاهده شاخص‌های کلیدی عملکرد یاد شده، نظرات، پیشنهادها و نقدهای سازنده خویش را با دفتر برنامه‌ریزی و نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مطرح کنند.
نظر شما