روزی که ما وارد شدیم تقریباً شهرک نمایشگاهی خلوت بود و اولین چیزی که با خود گفتیم اینکه آن‌ها کی می‌خواهند دست به ستاپ/ setup نمایشگاه بزنند و کی آن را حاضر خواهند کرد؟

اما بعد از ورود به راهروهای سالنی که در آن بودیم (4) مهندسان و تکنسین‌هاییرا در حال کار دیدیم که به‌شدت مشغول بودند. بخشی از سالن که محل رفت‌وآمد بود روکش پلاستیکی داشته و قسمت‌های دیگر هم کف خاصی از نوع «پی‌وی‌سی» با روکش پلاستیکی داشت.

بعداً دیدیم ساعات پایانی روزهفتم اکتبر(بازدید متخصصین از هشتم اکتبر شروع می‌شد) تکنسین‌های نمایشگاه بعد از اتمام غرفه آرایی توسط غرفه داران، همه محوطه را موکت طوسی‌رنگ (جایی که ما بودیم) کردند، آن‌هم در عرض یک ساعت و این‌زمانی بود که غرفه‌ها همه مرتب‌شده بودند.

پیش از آن، هنگامی‌که کار غرفه آرایی را شروع کردیم، متوجه شدیم که برای هر کاری و هر نوع هماهنگی و درخواستی باید با مسئول سالن به‌صورت حضوری صحبت کرد. برخی مواقع مسئول آلمانی حرف می‌زد و برخی مواقع هم انگلیسی و یک تابلوی ویژه با یک تلفن که روی تابلو نصب‌شده بود راهنمایی‌های لازم را انجام می‌داد. شماره تلفن‌های بخش‌های مختلف روی آن نوشته‌شده بود و مثلاً ما در تماس با بخش الکتریسیته و دادن شماره غرفه از آن‌ها خواستیم تا بیایند و مشکل برق غرفه را حل کنند.

کارها به‌صورت بسیار خوبی بین مسئولین سالن تعریف‌شده بود و نیازهای غرفه داران را در کسری از ثانیه پاسخ می‌دادند.

همچنین روزی دو سه بار نیز کارگران با لیفتراک ها و ماشین های برقی آمده و زباله های تولید شده توسط غرفه داران را جمع می‌کردند.

برای انجام کار فیزیکی، چرخ دستی‌هایی را باید سفارش می‌دادیم و کرایه می‌کردیم و ما البته از تفکر ایرانی برای ندادن پول کرایه بهره بردیم و برای آوردن وسایلمان از سالن 5 به سالن 4 از چمدان مسافرتی استفاده کردیم تا مدیریت هزینه کنیم!

دو دقیقه بعد از تماس تلفنی درباره قطعی برق، تکنسین آلمانی آمد و برق غرفه را درست کرد.
هنگام غرفه آرایی کارشناسان با در دست داشتن اوراقی به غرفه‌ها سرزده و میزان پیشرفت هر غرفه را در جداول خود علامت‌گذاری می‌کردند. برای هر غرفه وسایل لازم را که از قبل پول آن‌ها را داده بودیم آورده بودند و باید با این وسایل از قبل درخواست داده‌شده، غرفه را درست می‌کردیم.

در زمان غرفه آرایی یک چسب دوسویه آلمانی زردرنگ داشتیم و یک چسب دوسویه آبی‌رنگ ایرانی. کار با چسب آلمانی بسیار راحت بود اما چسب ایرانی گیر داشت، گیر واقعی. حتی روزی که باید غرفه را تحویل می‌دادیم و باید همه وسایل را دوباره می‌کندیم این چسب ایرانی دردسر بزرگی شد و سرعت کار را گرفته بود. این‌جور جاها معلوم می‌شود ...بماند! یک چسب دوسویه می‌تواند چند ساعت کار شما را هنگام نصب یا کندن جلو بیندازد و یک چسب هم چند ساعت عقب بیندازد!

نکته بعدی گران بودن ابزاری بود که ممکن بود نیاز داشته باشیم. اگر از ایران آورده بودید بدون هزینه اضافی می‌توانستید کار خود را انجام دهید اما اگر مثلاً نیاز به سیم سیار داشتید باید 20 یورو برای سیم 3 متری پرداخت می‌کردید. همه‌چیز به پول ما ایرانی‌ها گران بود و حال اینکه در سالن 5 جایی که غرفه ایران در آنجا بود پیرمردی بود که به قول ما ایرانی‌ها گوش می‌برید! و قیمت وسایلش خیلی گران بود، مانند قهوه‌هایش! همه‌چیز می‌فروخت! در عکس ببینید.

تجربه اینکه وسایل موردنیاز را زودتر از خودتان به مقصد نمایشگاه پست کنید و هر نوع وسیله ممکن که لازم دارید را قبل از رفتن بفرستید تا با هزینه‌های جانبی روبرو نشوید.

البته برخی غرفه‌ها نیز بودند که مسئولینش غرفه آرایی را واسپاری کرده بودند و شرکت‌های خارجی و آلمانی متولی راه‌اندازی شده بودند و فقط نقشه را از شما می‌گرفتند و بقیه کارها را خودشان انجام می‌دادند.

جالب اینجاست که همه‌چیز تا زمان برگزاری رسمی نمایشگاه آماده شد و ما همگی متعجب بودیم که چگونه مدیریت می‌تواند نقش تعیین‌کننده داشته باشد. البته گفتنی است که همه این وسایل نیز باید روز آخر جمع‌آوری می‌شد و مثل روز اول خود می‌شد.

وقتی از معاون مدیر نمایشگاه خانم کلودیا کایزر پرسیدیم که شما چگونه سخت‌افزار را مدیریت می‌کنید به ما گفت:

ما اینجا برای برپایی نمایشگاه، یک انترپرایزBusiness Enterprise (تشکیلات عظیم سیستماتیک و دیجیتال برای کارهای بسیار بزرگ تجاری-مالی همانند کمپانی مایکروسافت، گوگل، آی‌بی‌ام) خیلی بزرگ داریم . به‌عنوان مسئول برگزارکننده نمایشگاه، کل مجموعه‌ای را که می‌بینید اجاره کرده‌ایم؛ یعنی مجموعه ما متعلق به اتحادیه ناشران آلمان است و کمپانی که این کارها را انجام می‌دهد نامش «messe frankfurt» است و خوشبختانه اینجا سرویسی داریم بنام «سرویس کمپانی» که در خیلی جاها نیست. در این نمایشگاه همه بخش‌های تعریف‌شده، به‌صورت شرکتی درآمده است؛ مثلاً کمپانی مخصوصی برای وسایل الکترونیکی، کمپانی ویژه‌ای برای سیستم‌های کامپیوتری داریم و همین‌طور برای هر بخش تعریف‌شده دیگری. برخلاف سایر کشورها که برای هر خدماتی باید از بیرون با یک کمپانی قرارداد ببندید یک کمپانی تعریف‌شده حرفه‌ای این کارها را انجام می‌دهد و بنابراین همه‌چیز مرتب و عالی چیده شده و هنگام پایان نمایشگاه نیز برچیده می‌شود و حتی رستوران‌ها را نیز با قراردادی که با یک کمپانی بسته‌ایم مدیریت می‌کنیم. وی افزود: غرفه‌داران می‌توانند از امکانات شرکت‌های تابعه ما استفاده کنند و با پرداخت هزینه از سرویس‌های آن‌ها بهره‌مند شوند یا می‌توانند برای طراحی از سایر شرکت‌ها کمک بگیرند اما ما همه امکانات پیاده‌سازی و تجهیزات را داریم و به آن‌ها می‌دهیم.

ادامه دارد ....
مطالب مرتبط:
آیا می‌دانید محبوب‌تربن نمایشگاه جهان 600 سال قدمت دارد؟

از فرودگاه فرانکفورت تا نمایشگاه 60 یورو، اما ما رایگان با مترو رفتیم!