به گزارش خبرنگار خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا) در قزوین، شیوه‌های مدیریتی بر اصول و قواعدی استوار است که توسط صاحب‌نظران این حوزه ترسیم می‌شوند. نظریه‌های به‌روز مدیریتی می‌توانند راهگشای بسیاری از مشکلات مدیریتی در سطح کلان و خرد باشند. «مدیریت زمان فراگیر؛ بهره‌وری و حال خوب با الگوی ضَرو» عنوان کتابی است که توسط عباس خدابخش عضو هیات علمی دانشگاه پیام نور قزوین تالیف شده است. این کتاب در 410 صفحه با شمارگان 1000 نسخه ازسوی انتشارات نبض دانش به چاپ رسیده است.

برای اطلاع از چند و چون کار و همچنین معرفی این کتاب، گفت‌و‌گوی کوتاهی با عباس خدابخش، عضو هیات علمی دانشگاه پیام نور قزوین و مولف اثر انجام دادیم و آنچه در ادامه می‌خوانید، حاصل گفت‌و‌گو با این استاد دانشگاه و به بهانه انتشار این کتاب است.

در ابتدا بگویید چه نیازی برای نوشتن این کتاب احساس کردید؟

همانطور که در پیشگفتار کتاب توضیح داده‌ام، در کشور ما سال‌هاست که مطالب مدیریت زمان منتشر می‌شود. ضمن احترام به مطالب منتشرشده و اذعان به مطالب ارزشمند آن‌ها، نقطه ‌ضعف‌هایی در آن‌ها به چشم می‌خورد. بنابراین انگیزه قوی برای تالیف کتابی به این مضمون، بدون داشتن نقطه‌ضعف‌های کتاب‌های پیشین را در خود احساس کردم و آن را با یاری خداوند متعال به منصه ظهور رساندم.

الگوی «ضَرو» چیست؟ آیا یک مبنا و تئوری جدید در حوزه مدیریت زمان است؟

این الگو یک الگوی جدید با پیشینه علمی است. برای اولویت‌بندی کارها می‌توان از الگوی «ضَرو» استفاده کرد. درواقع این الگو یک الگوی علمی است و بر اساس مبانی علمی و روانشناسی شکل گرفته است. کارها را می‌توان بر اساس کارهای «ضروری» و کارهای «توسعه‌ای» شامل کارهای «رشد و موفقیت» و «اوقات فراغت» تقسیم کرد. دسته‌بندی کارها است که اساس الگوی «ضَرو» را که موضوع اصلی این کتاب است، تشکیل می‌دهد. در مورد الگوی «ضَرو» در فصل سوم توضیحات مبسوطی ارائه داده‌ام. کارهای ضروری، کارهایی هستند که نیاز یا درد و ناراحتی را برطرف می‌سازند. بدون انجام کارهای ضروری، به زندگی شما خدشه وارد می‌شود و یا زندگی با ناراحتی و نارضایتی ادامه می‌یابد.

طبق تئوری «ضَرو» در مرحله نخستِ مدیریت زمان، چه کار باید کرد؟

در مرحله اول مدیریت زمان که برنامه‌ریزی با استفاده از الگوی «ضَرو» است، باید کارهایی را که برای رسیدن به اهداف لازم است، برنامه‌ریزی کنید. بسیاری از کارهایی که شما در طول شبانه‌روز انجام می‌دهید، کارهای ضروری و روزمره است. باید آن‌ها را انجام دهید، اگر انجام ندهید، به زندگی شما خدشه وارد می‌سازد. برای بسیاری از امور ضروری زندگی خود باید هدف‌گزاری کنید. چناچه از کارهای ضروری، فراغت پیدا کردید، در وقت اضافه می‌توانید به «رشد و موفقیت» اضافی بپردازید.

کارهای ضروری به شغل و درآمد ارتباط دارد؟

کارهای ضروری، کارهایی هستند که نیاز یا درد و ناراحتی را برطرف می‌سازند. بدون انجام کارهای ضروری، به زندگی شما خدشه وارد می‌شود و یا زندگی با ناراحتی و نارضایتی ادامه می‌یابد. انسان نیاز به شغل برای کسب درآمد، رفع نیازهای معیشتی خود و یا افراد تحت سرپرستی خود دارد. ما در طول شبانه‌روز برخی از اوقات خود را صرف نظافت، خوردن، خوابیدن و غیره می‌کنیم که این کارها ضروری هستند. شایان ذکر است که اغلب کارها در غالب اهداف و برنامه صورت می‌گیرد. به عنوان مثال، اگر یکی از اهداف ضروری، برطرف کردن بیماری خاصی است، کارهایی که برای برطرف کردن بیماری مانند مراجعه به پزشک، ورزش و رعایت تغذیه است، در جهت رسیدن به این هدف تنظیم می‌شود.

با این حساب بیشتر وقت ما صرف کارهای ضروری در جهت کسب درآمد می‌شود. بله؟

بله. کارهای ضروری اغلب مربوط به شغل، کسب درآمد یا امور شخصی و خانوادگی است. اشخاصی که برای خود یا خانواده خود مسئول کسب درآمد هستند، ضرورت دارد کارهایی را که منجر به کسب درآمد می‌شود، انجام دهند. برای مثال یک استاد دانشگاه یا معلم باید برگه‌های دانشجوها یا دانش‌آموزان را تصحیح کند. یک پزشک باید در مطب به مداوای بیماران بپردازد، یک مکانیک اتومبیل باید اتومبیل‌های مشتریان را تعمیر کند. برخی از کارهای ضروری در حوزه امور شخصی و خانوادگی قرار می‌گیرند. به عنوان مثال شما در شبانه‌روز باید زمانی را برای نظافت، خوردن، خریدهای شخصی و امصال هم قرار دهید که بسیار ضروری هستند.

اگر تمام روز را به انجام کارهای ضروری اختصاص دهیم، با کاهش کارایی مواجه نمی‌شویم؟

بله همین طور است. اگر انسان بخواهد یکسره کار کند، کارایی و بهره‌وری اش به شدت پایین می‌آید. معمولا امکان ندارد کسی بتواند یکسره کار کند. بنابراین باید زمان‌هایی را در بین کارها به استراحت کردن اختصاص داد. اندیشمندان پس از مطالعه فراوان به 90 دقیقه طلایی می‌رسیدند. یعنی اگر شخصی 90 دقیقه فعالیت کرد، نیاز به 20 دقیقه استراحت دارد وگرنه بهره‌وری‌اش به‌شدت کاهش خواهد یافت. البته 90 دقیقه در کارهای مختلف با شدت و ضعف کوشش‌های فکری و جسمی متفاوت است. ضمنا باید هرچند روزی یک روز مانند روز آخر هفته را به استراحت اختصاص داد. این اوقات فراغت بین کارها یا آخر هفته، جزو کارهای ضروری محسوب می‌شود و برای نگه داشتن بهره‌وری کارهای دیگر لازم و ضروری است.

الگوی «ضَرو» در تعیین اهداف و اولویت‌ها چه کمکی به ما می‌کند؟

همه ما در طول زندگی خود اهدافی داریم. باید همیشه سعی کرد که از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب حرکت کرد. تحقق این اهداف ممکن است در بلندمدت، میان مدت یا کوتاه مدت اتفاق افتد. به عنوان مثال، کسب مهارت‌های زبانی، یک هدف بلندمدت است ولی تعویض منزل یک هدف میان‌مدت است. این اهداف ممکن است کلی یا جزئی باشند. هر هدف کلی، شامل چند هدف جزئی است. به‌عنوان مثال، کسب مهارت‌های زبانی شامل اهداف جزئی مهارت‌های شنیداری، گفتاری، خواندنی و نوشتاری است. تعیین اهداف و اجرای صحیح آن‌ها شما را از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب یا از وضعیت مطلوب به وضعیت عالی می‌رساند. اهداف در درجه اول اهمیت باید شما را از رنج، ناراحتی و نارضایتی رهایی دهد و نیاز‌های اولیه شما را برطرف سازد. در درجه دوم، زندگی شما را بهبود و رشد دهد. صد البته نمی‌توان با زمان و بودجه محدود تمامی این اهداف را محقق ساخت. بنابراین باید برای اهداف اولویت قرار داد و یکی به یکی به اهداف رسید. در تنظیم اهداف باید واقع‌بینی را مدنظر داشت. اینکه آیا امکان تحقق این اهداف وجود دارد یا خیر. اولویت اهدافی است که شما را از رنج و ناراحتی و نارضایتی خلاص می‌کند. ضمنا اهداف معمولا به هم ارتباط دارند. منظور این است که رسیدن به یک هدف ممکن است منوط به رسیدن به یک هدف دیگر باشد. به‌عنوان مثال اگر هدف بهبود وضعیت رفاهی باشد، تحقق این هدف منوط به هدف دیگری تحت عنوان افزایش درآمد و ثروت است.

چرا عنوان «مدیریت زمان فراگیر» را برای کتاب انتخاب کردید؟

به سه دلیل؛ اول آنکه تمامی ابعاد زندگی انسان را در نظر گرفته‌ام. زندگی انسان را از شغل و درآمد، مسائل شخصی و خانوادگی، خوشبختی، موفقیت، معنویات، اوقات فراغت و سایر ابعاد، در نظر گرفته‌ام. مدیریت زمانی که مطرح کردم تمامی اوقات زندگی انسان و 24 ساعت شبانه‌روز را دربرمی‌گیرد. من تنها به‌صورت مصداقی با این موضوع برخورد نکرده‌ام. بلکه ابتدا اصول کلی و سپس مصداق‌هایش را به‌عنوان مثال ارائه کردم. دوم آنکه می‌تواند مورد استفاده همگان قرار گیرد؛ خانم‌ها و آقایان، مجردها و متاهل‌ها، خانم‌های خانه‌دار، شاغلین و غیرشاغلین، محصلین و دانشجوها، کارمندان و شاغلین آزاد و غیره. همگان می‌توانند از این کتاب استفاده کنند. سوم اینکه مدیریت زمان در تمامی مکان‌ها را مد نظر قرار داده‌ام؛ در منزل، محل کار، مکان‌های عمومی، مکان‌های اوقات فراغت و غیره.

مهم‌ترین ویژگی این کتاب از نگاه شما چیست؟

مهم‌ترین امتیاز این کتاب که خودم به آن بسیار افتخار می‌کنم، طراحی و ارائه الگوی «ضَرو» در مدیریت زمان است. پس از کنکاش در نظریه‌های روان‌شناسی و مدیریت و مبنا قرار دادن آن‌ها، الگویی جامع و فراگیر برای مدیریت زمان تحت عنوان «ضَرو» ارائه و متعاقب آن، برنامه جامع زمان‌بندی و مکان‌بندی را مطابق الگو ارائه دادم. ارائه این الگو و برنامه مربوطه‌اش، انرژی ذهنی زیادی را از من صرف کرد؛ اما خوشحالم که توانسته‌ام خدمتی برای بهبود زندگی مردم انجام دهم.

مباحث کتاب فقط حول محور الگوی «ضَرو» است؟

علاوه بر الگوی «ضَرو»، در جای‌جای کتاب، الگوهای متعددی برای تصمیم‌گیری ارائه کردم. به ‌عنوان مثال، در فصل سوم برای واگذاری کارها به دیگران، در فصل پنجم برای ساماندهی اقلام و در فصل ششم برای نظارت و ارزیابی، الگوهایی ارائه کرده‌ام. این کتاب، یک کتاب علمی و بر اساس مبانی علمی روانشناسی، جامعه‌شناسی، مدیریت و اقتصاد است. در فصل دوم، مبانی علمی الگوی «ضرو» را شرح داده‌ام. اصول مطرح شده در جای‌جای کتاب نیز بر اساس مبانی علمی ارائه شده‌اند. این کتاب تنها مدیریت زمان نیست، مدیریت مکان نیز هست. از ویژگی‌های بارز کتاب این است که زمان و مکان را با هم ترکیب کرده است. مگر نه این است که همه ما و شما همیشه در یک زمان و مکان خاص قرار داریم؟ بنابراین، هر زمان و مکان را باید به کارهای خاصی تخصیص داد و به‌نوعی خاص گذراند تا بتوان از زمان و مکان‌ها، حداکثر استفاده را برد.

عدم رعایت نکات بومی یکی از مشکلات کتاب‌های مدیریتی است. برای رفع این موضوع چه کار کرده‌اید؟

اتفاقا بومی‌سازی یکی از این امتیازات این کتاب است. متاسفانه اغلب کتاب‌های منتشرشده، ترجمه کتاب‌های خارجی و غربی است که با شرایط کشور ما سازگاری ندارد؛ اما من شرایط خاص کشورمان را در ارائه مطالب در نظر داشتم. سعی کردم بر مسائل مبتلابه کشورمان، تاکید بیشتری کنم. اغلب مثال‌ها را واقعی ولی با اسم مستعار ارائه کردم.

می‌شود گفت این کتاب نگاه ویژه‌ای به «مدیریت زمان» دارد؟

برخی از موضوعاتی را که معمولا در کتاب‌های مدیریت زمان مطرح نمی‌شود، اما ارتباط مستقیم با مدیریت زمان دارد، در کتاب آورده‌ام. موضوعاتی مانند مدل‌های کنترل پروژه، 5 اس کاربردی و ارگونومی از این دست موضوعات هستند که در کتاب آورده‌ام. درواقع در این کتاب تنها به مدیریت زمان توجه نداشته‌ام، به بهره‌وری از انجام کارها، کیفیت کارها و کاهش سوانح نیز توجه داشته‌ام. یکی دیگر از ویژگی‌های بارز کتاب این است که تنها به انجام سریع و به‌موقع کارها توجه ندارد. شما باید از زمان سپری‌شده خود، لذت کافی را ببرید. تنها نتیجه مهم نیست، لذت‌بخشی از کارها و احساسات خوب از زمان سپری‌شده نیز مهم هستند. به خاطر همین است که در ادامه عنوان کتاب، حال خوب ذکر شده است. از بین احساسات و حال خوب، به آرامش توجه خاصی کرده‌ام. مدیریت زمانی که فقط باعث استرس از انجام‌ ندادن کارها شود، فایده‌ای ندارد. البته کمی نگرانی بابت انجام کارهای بسیار ضروری لازم است، چراکه انسان را به کار کردن وادار می‌کند؛ اما غیر از این مورد استثناء، استرس جایز نیست. مدیریت زمان باید در انسان آرامش ایجاد کند. به‌گونه‌ای می‌توان گفت که مدیریت زمان در درمان برخی از اختلال‌های روانی مانند استرس، اضطراب و افسردگی مؤثر است. به عبارت بهتر، از زمان‌درمانی می‌توان برای درمان برخی از اختلال‌ها استفاده کرد.

به تئوری «ضَرو» بازگردیم؛ مهم‌ترین تاکید این تئوری بر چیست؟

مهم‌ترین نکته آن است که ابتدا باید کارهای ضروری را انجام دهید، سپس کارهای رشد و موفقیت یا اوقات فراغت یا هر دو را انجام دهید.

آیا تئوری «ضَرو» قابلیت اجرا در سیستم مدیریتی را دارد یا بیشتر یک تئوری است؟

بله قابلیت اجرا دارد. مسئولین کشوری باید این نکته را در نظر داشته باشند که در تخصیص بودجه و امکانات ابتدا باید نیازهای ضروری و معیشتی مردم را در نظر بگیرند. بعد نیازهای غیرضروری. وقتی معیشت مردم به خطر بیفتد دیگر هزینه کردن برای امور فرهنگی فایده‌ای ندارد. از بودجه‌های فرهنگی باید بکاهند، به بودجه‌های اشتغالزائی و کمک به تولید و اقتصاد جامعه اضافه کنند. هنگامی که معیشت مردم تامین شد فرهنگ صحیح به راحتی و بدون هرینه هنگفت توسعه می‌یابد. در سطح سازمان هم مدیران سازمان‌ها باید کارهایی را در اولویت قرار دهند که در راستای مستقیم اهداف و رسالت سازمان است. به عنوان مثال یک شرکت تولیدی باید کارهای تولیدی و پشتیبانی از تولید را در اولویت قرار دهد.

و نکته پایانی؟

نظام‌مند بودن و ساختارگرایی از خصوصیات این کتاب است. کتاب از یک ساختار منظم مطابق با فرآیند مدیریت زمان برخوردار است. مطالب جسته‌ و گریخته و پراکنده ارائه نشده است، بلکه درون یک ساختار و نظام قرار دارد و برای تالیف کتاب 3 سال زمان صرف شده است.